Mag je een andere goederencode op de factuur zetten op verzoek van je klant?

Als onderneming actief in de internationale handel, kan je soms vragen krijgen van klanten buiten de EU om een andere goederencode (HS-code) op de factuur te vermelden dan de code die je zelf gebruikt. Dat kan bijvoorbeeld gebeuren wanneer een klant in het land van bestemming te maken krijgt met verschillende douanewetgevingen of invoerrechten. De vraag is echter: mag je daarop ingaan?

Het antwoord is duidelijk: nee, je mag geen onjuiste of aangepaste goederencode vermelden op je factuur. De goederencode moet namelijk altijd overeenkomen met de feitelijke classificatie van het product, gebaseerd op de internationale regels van het geharmoniseerd systeem (HS). Het doel van de codes is om de aard van het product correct te identificeren, invoerrechten vast te stellen en douanewetgeving te handhaven.

Belangrijk om te weten is dat de eerste 6 cijfers van een goederencode wereldwijd uniform zijn; dat is de HS-code. De verdere onderverdeling kan verschillen van land tot land. Mogelijk bestaat de goederencode die je klant opgeeft dus zelfs niet in de EU.

Het bewust aanpassen van een goederencode kan ernstige juridische en financiële gevolgen hebben. Het kan worden gezien als fraude of misleiding van de douaneautoriteiten. Dat kan leiden tot boetes, vertragingen bij de douane of zelfs de weigering van je goederen. Bovendien kan het schade toebrengen aan de reputatie van je bedrijf en leiden tot lange juridische procedures. Daarnaast is het ook belangrijk om niet zomaar de goederencode van je leverancier over te nemen zonder te controleren of die correct is. Zorg er daarom altijd voor dat je de goederencode zelf zorgvuldig controleert voordat je ze gebruikt.

Bindende tariefinlichting

Indien er twijfel bestaat over de juiste goederencode, kun je een bindende tariefinlichting (BTI) aanvragen bij de douane. Dat is een officieel besluit van de douane over de correcte classificatie van een product, geldig voor 3 jaar. Een BTI biedt juridische zekerheid en voorkomt discussies met de douane. Het aanvragen van een BTI is een goede manier om ervoor te zorgen dat je altijd compliant bent en om onaangename verrassingen bij de douane te voorkomen.

Als een klant moeilijkheden ondervindt met de invoerrechten of douaneprocedures, is het beter om samen met hem en eventueel een douane-expert naar de situatie te kijken en een legale oplossing te zoeken. Het is van groot belang om altijd correcte informatie te verstrekken, zowel voor je eigen bedrijf als voor je handelspartners, om problemen te voorkomen en compliant te blijven in de internationale handel.