Wie zijn wij?
Met deze verklaring (hierna de “Verklaring”) willen wij jou informeren over de wijze waarop persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt door ons, Voka Shared Services cvba, met zetel in België te 1000 Brussel, Koningstraat 154-158 en met ondernemingsnummer 0502.479.695 (hierna “wij”). Voka Shared Services cvba staat ten dienste van het Vlaams Netwerk van Ondernemingen, afgekort Voka, de verschillende Voka-Kamers van Koophandel en Voka Metropolitan.
Onze contactgegevens kan je vinden onder punt 11 van deze Verklaring.
Tenzij anders vermeld, zijn wij de verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens die door ons worden verzameld in het kader van onze diensten en activiteiten. Wij treden aldus op als zogenaamde “verwerkingsverantwoordelijke”, te weten de persoon die het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.
Wij gaan niet intentioneel over tot het verzamelen of verwerken van persoonsgegevens betreffende personen die jonger zijn dan 16 jaar.
Welke persoonsgegevens verzamelen wij?
Het soort persoonsgegevens dat wij verzamelen, hangt af van jouw specifieke situatie of de specifieke activiteiten of diensten die worden aangeboden of verzocht.
Onder “persoonsgegevens” wordt verstaan alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.
Wij verzamelen persoonsgegevens van jou en of jouw vertegenwoordigers, personeel, zelfstandige medewerkers of bestuurders (hierna samen ook aangeduid als “Jou/Je” of “Jouw”).
In het bijzonder verzamelen wij administratieve gegevens en contactgegevens. Hiermee kunnen wij Jou identificeren of contact met Jou opnemen, of kunnen wij zaken met Jou doen als Je een leverancier of een zakelijke partner bent. Deze persoonsgegevens kunnen contactgegevens zijn zoals Jouw naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres en andere unieke details zoals Jouw functie, gebruikersnaam en wachtwoord om toegang te krijgen tot onze diensten.
Wij verzamelen en verwerken geen gevoelige informatie, bijvoorbeeld gegevens met betrekking tot ras of etnische afkomst, religieuze overtuiging, lichamelijke of geestelijke gezondheid of seksuele geaardheid. Indien dergelijke persoonsgegevens aan ons zouden worden verstrekt, zullen wij deze niet gebruiken en zullen wij deze verwijderen.
Op onze website worden ook “cookies” gebruikt. Dit zijn kleine deeltjes informatie die door de browser op Jouw computer worden opgeslagen en ons toelaten om bepaalde inlichtingen over de gebruikers van onze website te registreren (bv. taalkeuze, duur van Jouw bezoek op de pagina, …). Ze helpen om de website beter af te stemmen op Jouw wensen, voorkeuren en gebruiksgemak. Meer informatie hierover kan je terugvinden in onze cookie verklaring.
Hoe verkrijgen wij Jouw persoonsgegevens?
Jouw persoonsgegevens kunnen op verschillende manieren worden verzameld, onder andere wanneer:
- Je jou registreert als lid van Voka;
- Je een (online) formulier invult uitgegeven van Voka Vzw, een Voka–Kamer van Koophandel en/of Voka Metropolitan;
- Je deelneemt aan een evenement of actie georganiseerd door Voka Vzw, een Voka–Kamer van Koophandel en/of Voka Metropolitan;
- Je jou abonneert op een nieuwsbrief van Voka Vzw, een Voka–Kamer van Koophandel en/of Voka Metropolitan;
- Je deelneemt aan enquêtes.
Wij kunnen Jouw persoonsgegevens rechtsreeks van Jou verkrijgen of via derde partijen, zoals Bel-first. Als we dat doen, vragen we deze derde partijen om te bevestigen dat de informatie rechtmatig werd verkregen en dat wij het recht hebben om de verkregen data van hen te gebruiken.
Waarvoor hebben we Jouw persoonsgegevens nodig?
Wij gebruiken en verwerken Jouw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
- Beheer van Jouw lidmaatschap
Wij kunnen Jouw persoonsgegevens gebruiken om Jouw lidmaatschap te beheren, en om je onder meer elektronische facturen toe zenden.
- Informatie en communicatie
We kunnen Jouw persoonsgegevens gebruiken om je te informeren over onze activiteiten, evenementen, diensten, speciale aanbiedingen of nieuwsbrieven waarvan wij denken dat Je hierin geïnteresseerd zou zijn.
Indien Je niet langer dergelijke informatie wenst te ontvangen, kan Je ons hieromtrent steeds verzoeken. Onze contactgegevens kan Je vinden onder punt 11 van deze Verklaring.
Wij kunnen tevens communicatie voeren omtrent onze activiteiten en evenementen op website van derde partijen. Wij raden je aan om de privacy verklaringen van deze derde partijen na te lezen om te begrijpen wat hun beleid is inzake de verwerking van persoonsgegevens.
- Dienstverlening
Wij kunnen Jouw persoonsgegevens gebruiken om Jouw deelname aan onze activiteiten of evenementen te realiseren, met inbegrip van Jouuw deelname aan buitenlandse missies.
- Studies en statistieken
Wij kunnen Jouw persoonsgegevens gebruiken voor statistische doeleinden en voor het uitvoeren van studies. Zo kunnen wij persoonsgegevens gebruiken om statistieken te genereren omtrent bijvoorbeeld de demografische analyse van onze leden en het aantal deelnemers per evenement. Wij kunnen dergelijke statistieken ook gebruiken met het oog op direct marketing.
Wat is de juridische grondslag voor onze verwerking van persoonsgegevens?
Wij kunnen Jouw persoonsgegevens gebruiken op basis van Jouw toestemming met één of meer verwerkingsdoeleinden vermeld in deze Verklaring. Je kan op ieder ogenblik Jouw toestemming intrekken. Meer informatie hierover kan je vinden onder punt 11 van deze Verklaring.
Wij kunnen Jouw persoonsgegevens ook gebruiken in de mate dat dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst die Je met ons hebt gesloten of om, op Jouw verzoek, de noodzakelijke stappen te kunnen zetten om tot een overeenkomst met ons te komen.
Tot slot kunnen wij Jouw persoonsgegevens gebruiken wanneer dit noodzakelijk is voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen, in de mate dat dit opweegt tegen Jouw belangen en rechten.
Met wie delen wij Jouw persoonsgegevens?
Wij delen Jouw persoonsgegevens niet met derden, tenzij (i) wij daarvoor Jouw voorafgaande toestemming hebben ontvangen, (ii) wij hiertoe verplicht worden in het kader een regelgeving of juridische procedure, of (iii) wij hiertoe worden verzocht door wetgevende of gerechtelijke instanties.
We wensen hierbij te benadrukken dat Voka, de verschillende Voka-Kamers van Koophandel en Voka Metropolitan niet beschouwd worden als derden, en dat Jouw persoonsgegevens door Voka Shared Services cvba, wel met hen worden gedeeld.
Bovendien doen wij een beroep op bepaalde onderaannemers zoals onder meer ICT-bedrijven voor het onderhoud en het beheer van onze websites, studiebureaus, marketing bureaus, en dit teneinde een deel van onze diensten aan hen uit te besteden. Deze onderaannemers worden tevens niet als derden beschouwd. Wij zien erop toe dat deze onderaannemers de nodige technische en organisatorische maatregelen treffen om Jouw persoonsgegevens rechtsgeldig en rechtmatig te verwerken en onder geen enkel beding kenbaar maken aan derden.
Waar verwerken en bewaren wij Jouw persoonsgegevens?
Jouw persoonsgegevens worden door ons verwerkt en bewaard in België, of in een ander land waar onze dienstenverstrekkers over faciliteiten beschikken. Het is evenwel onze duidelijke intentie om ervoor te zorgen dat Jouw persoonsgegevens binnen de Europese Unie blijven, met de uitzondering van persoonsgegevens van de leden die deelnemen aan buitenlandse missies van Voka en/of een Voka-Kamer van Koophandel. Een dergelijke doorgifte buiten de Europese Unie gebeurt evenwel op basis van jouw expliciete toestemming hieromtrent en in de mate dat dit noodzakelijk is voor de deelname aan de missie.
Hoelang bewaren wij Jouw persoonsgegevens?
Wij bewaren Jouw Gegevens enkel zolang dit noodzakelijk is voor de doeleinden van de verwerking vermeld in deze Verklaring. Jouw persoonsgegevens zullen ook worden bewaard en gebruikt zolang dit nodig is om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, om geschillen te beslechten of onze overeenkomsten af te dwingen.
Hoe beveiligen wij Jouw persoonsgegevens?
Jouw persoonsgegevens worden beschouwd als strikt vertrouwelijk. Wij treffen de gepaste technische en organisatorische maatregelen te treffen om de verstrekte en verzamelde persoonsgegevens te beschermen tegen vernietiging, verlies, onbedoelde wijziging, beschadiging, toevallige of onwettige toegang of enige andere ongeoorloofde verwerking van persoonsgegevens.
Over welke rechten beschik Je?
Je kan je beroepen op alle rechten krachtens het Belgische recht, en in het bijzonder de volgende rechten:
- Je hebt steeds recht op toegang tot en inzage in Jouw persoonsgegevens.
Om toegang te verkrijgen tot Jouw persoonsgegevens dien Je een schriftelijke aanvraag te richten aan ons op volgende wijze:
- per email: privacy@voka.be ;
- schriftelijk naar volgend postadres: Koningstraat 154-158, 1000 Brussel,
- Je hebt altijd het recht om foutieve, onvolledige, ongepaste of verouderde persoonsgegevens te laten verwijderen of recht te zetten. Teneinde deze rechten uit te oefenen kan Je op volgende wijze contact met ons opnemen:
- per email: privacy@voka.be ;
- schriftelijk naar volgend postadres: Koningstraat 154-158, 1000 Brussel,
- Je hebt als lid het recht om Je te verzetten tegen de verwerking van Jouw persoonsgegevens of om Jouw eerder gegeven toestemming voor een welbepaalde verwerking van persoonsgegevens in te trekken. Je kan hiervoor schriftelijk contact opnemen met ons:
- per email: privacy@voka.be ;
- schriftelijk naar volgend postadres: Koningstraat 154-158, 1000 Brussel,
Bij de uitoefening van dit recht verzoeken wij Je om duidelijk aan te geven tegen welke verwerking(en) Je jou verzet of welke toestemming Je wenst in te trekken. We wensen Je er wel op te wijzen dat het verzet tegen bepaalde verwerkingen of het intrekken van Jouw toestemming voor bepaalde verwerkingen van Jouw persoonsgegevens tot gevolg kan hebben dat Je niet langer geïnformeerd zal worden of gebruik zal kunnen maken van door ons aangeboden activiteiten of diensten.
Indien Je Jouw rechten wenst uit te oefenen, vragen wij Je om ons een bewijs van Jouw identiteit te verschaffen dit teneinde elke ongeoorloofde bekendmaking of verwerking van Jouw persoonsgegevens te voorkomen. Wij vragen Je dan ook bij voorkeur om een kopie van de voorzijde van Jouw identiteitskaart toe te voegen aan Jouw aanvraag.
Vragen of klachten?
Indien Je een vraag of klacht heeft over onze verwerking van persoonsgegevens, over de uitoefening van Jouw rechten of over deze Verklaring, dan kan Je contact met ons opnemen via de volgende kanalen:
- Per e-mail: privacy@voka.be
- schriftelijk naar volgend postadres: Koningstraat 154-158, 1000 Brussel,
Indien Je niet tevreden bent met ons antwoord, of indien Je opmerkingen hebt omtrent de uitoefening van Jouw rechten, of indien Je meent dat onze verwerking van Jouw persoonsgegevens niet in regel zou zijn met de wetgeving, dan kan Je hierover klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, beter bekend onder de benaming van Privacycommissie. Alle informatie kan hieromtrent gevonden worden op https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.
Hoe om te gaan met aanpassingen aan deze Verklaring?
Deze Verklaring kan door ons worden aangepast of aangevuld indien wij dit nodig achten. We moedigen je aan om periodiek deze Verklaring door te nemen om te weten te komen hoe wij Jouw persoonsgegevens verwerken en beschermen.
Laatst gewijzigd op: 09/10/2023