Tim Van Roy licht toe
Zoals we al vaker deden in eerdere artikels willen we in dit stuk even stil staan bij een van de minder gekende fiscale voordelen waarvan je als bedrijfsleider kan genieten en die nog al te vaak onderbenut blijft.
Ben je vaak de baan op voor je bedrijf? Dan geniet je mogelijk van een extra forfaitaire vergoeding, die aftrekbaar is in hoofde van je vennootschap, en niet belastbaar voor jou binnen de personenbelasting.
De regels hierrond zijn zoals vaak echter nodeloos complex dus we zullen je kort en bondig proberen uitleggen wie hiervan gebruik kan maken, voor welk bedrag, en op welke wijze. We zullen beginnen met het onderscheid te maken tussen 3 soorten vergoedingen.
De vergoeding voor maaltijden en dranken
Ga je als bedrijfsleider op een binnenlandse dienstreis dan kunnen de gemaakte kosten van maaltijden en dranken op forfaitaire basis worden terugbetaald door de vennootschap. De verplaatsing moet minstens 6 uur duren, er kan maximaal 16 keer per maand een dagvergoeding worden toegekend, voor maximum 20,80 EUR per dag en je mag maximaal 40 keer per jaar naar 1 specifieke plek.
Maak je zeer regelmatig dit soort verplaatsingen dan kan je opteren voor de forfaitaire maandelijkse vergoeding, die wordt berekend o.b.v. de dienstreizen van het vorige jaar. Bij deze forfait moet je niet kunnen bewijzen dat de verplaatsing minstens 6 uur duurt.
Het spreekt voor zich dat je deze vergoeding niet volledig kan combineren met je maaltijdcheques, waarbij de prijs van de cheques in mindering gebracht moet worden.
De vergoeding is aftrekbaar als beroepskost voor de onderneming en niet belastbaar in de personenbelasting. Voor de RSZ geldt er wel de vreemde situatie dat zij hun eigen forfaits hanteren voor jouw sociale zekerheid, namelijk een baanvergoeding van €10 en een maaltijdvergoeding van €7 per dag.
De vergoeding voor verblijfskosten
Logeer je bij deze binnenlandse dienstreis buitenshuis? Dan kan je tot €156,05 per nacht vergoed worden. Ook hier doet de RSZ moeilijk en hanteert ze haar eigen maximum van €35.
Wat met het buitenland?
In het buitenland kan je geen gebruik maken van een forfaitaire vergoeding voor verblijfskosten (maar er is wel fiscale optimalisatie mogelijk via de gebruikelijke bewijsstukken zoals facturen), maar wel voor heel wat andere uitgaven zoals drank, maaltijden en lokaal vervoer.
Je kan, zonder bewijsstukken, je kosten terugbetaald zien door de vennootschap. Het enige wat je moet kunnen aantonen bij een controle is waar je geweest bent, wanneer en voor welke periode. De hoogte van deze bedragen varieert per land, per jaar en per aantal dienstreizen, waardoor we je hier graag 1 op 1 bij verder helpen indien nodig.
Conclusie
Het is een weinig gekend fiscaal voordeel, maar meteen ook een prima manier om op een fiscaal voordelige manier jouw onkosten terugbetaald te zien.
Tim Van Roy is Directeur Finance, Export en Internationaal Ondernemen en adviseert ondernemers rond financiële en fiscale uitdagingen. Heb je hier vragen over? Neem contact op via tim.vanroy@voka.be.
