De medewerkersreis in kaart: 2) onboarding

Elke nieuwe werknemer - van productiemedewerker tot de belangrijkste manager – volgt zo snel mogelijk een traject van drie dagen

Tekst Bart Vancauwenberghe - foto Wannes Nimmegeers

Mensen met een hematologische kanker een grotere kans op herstel bieden: het is de nobele missie van Legend Biotech, een internationaal biotechnologiebedrijf met een nog vrij jonge geschiedenis. In nog geen drie jaar wierf het voor de vestigingen in Gent bijna 700 mensen aan. “De onboarding van medewerkers is op allerlei vlakken een cruciale stap voor onze bedrijfsprocessen in de erg streng gereguleerde farmaceutische industrie. We hebben maar één kans om mensen een warm welkom te geven”, verduidelijken An Moernaut (senior HR director Europe) en Sofie Vercruysse (associate director training & capabilities).

Neen, de naam is niet toevallig gekozen: de in 2014 opgerichte onderneming koestert de ambitie om een legende in biotechnologie te worden. Legend Biotech ontwikkelde celtherapie voor ‘multipel myeloom’, een veel voorkomende maar moeilijk te behandelen vorm van bloedkanker. Het gepatenteerde product Carvykti is een zogenaamde CAR-T-celtherapie, waarbij witte bloedcellen van de individuele patiënt worden aangepast in functie van een betere bestrijding van de kankercellen. Het product, dat in samenwerking met Johnson & Johnson op de markt wordt gebracht, kreeg in februari 2022 al de goedkeuring van de Amerikaanse Food and Drug Administration, later volgde de goedkeuring door het Europees Geneesmiddelenbureau. Legend Biotech heeft vandaag vestigingen in drie continenten: Noord-Amerika, Azië en Europa. De keuze voor het Europese hoofdkwartier viel niet toevallig op Gent, waar het bedrijf sinds 2021 actief is.

“De Oost-Vlaamse hoofdstad beschikt over een ideaal ecosysteem voor onze activiteiten”, weet An Moernaut. “Eén van de aandachtspunten van de universiteit is biotechnologie, wat tot heel wat spin-offs in de farmaceutische sector leidde. Vandaag tellen we twee productiesites en een administratieve hub in de Arteveldestad. In minder dan drie jaar tijd hebben we hier 680 mensen aangeworven. We hebben ook nog een klein filiaal in Ierland, waar onder meer R&D en  financiële diensten gehuisvest zijn.”

Tripartite

Sofie Vercruysse, hoofd van het trainingsteam, was in maart 2022 de zevende medewerker op de Europese payroll. Het was en is haar verantwoordelijkheid om, in de tripartite gevormd door de dienst rekrutering, het trainingsteam en de afdelingshoofden, iedere nieuwe medewerker een informatieve en familiale onboarding te geven.

“Dat traject begint zodra een nieuwe medewerker zijn of haar jawoord heeft gegeven”, legt ze uit. “Op dat moment krijgen wij van de dienst ‘talent acquisition’ zo uitgebreid mogelijke informatie over die persoon, met talrijke parameters die we in een vrij complex bestand integreren. Daarin is meteen ook duidelijk of het al dan niet over een GMP-kritische functie gaat. Als dat zo is, moet de nieuwe medewerker in zijn rol de Good Manufacturing Practices (GMP) naleven. Dat zijn strikte kwaliteitsnormen die de veiligheid, consistentie en effectiviteit van geneesmiddelen tijdens productie, controle en distributie garanderen.”

Aanwervingstsunami

Eenmaal het contract is getekend, moet iedere nieuwe medewerker zo snel mogelijk een eerste traject van drie dagen volgen. “We organiseren deze driedaagse twee keer per maand. Dat is veel, maar het is gewoon broodnodig om de huidige aanwervingstsunami aan te kunnen. Momenteel werven we maandelijks gemiddeld 50 mensen aan. In oktober en november 2024 was er zelfs een piek van 80. Deze driedaagse is voor iedereen, van productiemedewerker tot de belangrijkste manager, gelijk. Het is een standaardprogramma met erg veel praktische informatie en een basis GMP-training, die we dus ook geven aan mensen die vanuit hun functie niet rechtstreeks met de GMP-normen te maken hebben. Op die manier maken we hen opnieuw de enorme maatschappelijke relevantie van onze activiteiten duidelijk.”

Zingeving is daarbij dus prioritair. “Al tijdens de rekrutering merken we of mensen al dan niet passie voelen voor wat we doen. Dat gevoel moet er zijn, zeker omdat mensen bij ons erg resultaatgericht werken. De gezondheid van elke klant/patiënt ligt letterlijk mee in onze handen.  We kunnen ons simpelweg geen fouten veroorloven, want we behandelen het eigen bloed van kankerpatiënten om hun een grotere kans op genezing te bieden. Dat bewustzijn creëert al tijdens die eerste onboarding een groot gevoel van betrokkenheid en leidt zelfs tot een mini-community: mensen herinneren zich altijd de collega’s waarmee ze de eerste onboarding hebben gevolgd.”

De GMP-trainingen worden gegeven door ViTalent, een vzw waarin diverse farmaceutische bedrijven participeren om hun medewerkers cruciale kennis inzake‘life sciences aan te reiken. 

(lees verder onder de foto)

Senior HR director Europe An Moernaut en associate director training & capabilities Sofie Vercruysse van Legend Biotech waar fors geïnvesteerd wordt in de onboarding van nieuwe medewerkers. 

Samen met Johnson & Johnson

Gedurende de twee eerste dagen krijgen mensen alle info over Legend Biotech. Dag drie staat in het teken van het partnership met Johnson & Johnson (J&J). “Die aanpak zorgt voor een betere verbondenheid tussen de medewerkers van beide bedrijven. Vroeger deden we die onboarding volledig apart, maar heel wat J&J-medewerkers werken voltijds in onze gebouwen en zien we dus logischerwijs als onze collega’s. Bovendien doen de general managers van beide bedrijven de moeite om zich gedurende elke onboarding even te komen voorstellen. We hebben maar één kans om mensen een warm welkom te geven en doen er alles aan om dat effectief te bieden.”

Alleen, zo beseffen ook An en Sofie: daar mag het niet bij blijven. “We willen dat mensen bij ons blijven voelen dat ze de juiste keuze hebben gemaakt, zowel inzake bedrijfscultuur als qua jobinhoud. We laten hen dan ook niet los, ze mogen nooit het gevoel hebben er alleen voor te staan. Dat kan en mag in deze sector trouwens niet, daarvoor zijn de kwaliteitsvereisten – terecht – veel te streng.”

Buddy en mentor

De algemene onboarding volstaat dus allerminst om iemand meteen daarna in de bedrijfsprocessen van Legend Biotech onder te dompelen. “In totaal hebben we 30 tot 40 functies gedefinieerd. Voor elk daarvan is een specifiek opleidingstraject uitgestippeld, dat deels gemeenschappelijk verloopt, maar ook deels individueel of per twee. De organisatie daarvan is een enorme logistieke puzzel, die we de voorbije jaren of het voorbije jaar  telkens weer hebben verfijnd en bijgestuurd op basis van concrete feedback, die ook van de nieuwe medewerkers komt: ze kunnen daarvoor na elke sessie anoniem online een enquête invullen na een QR-code te hebben gescand. Na elke trainingsstap organiseren we ook een evaluatie, waarin we bekijken of de medewerker in kwestie klaar is voor de volgende stap.”

Afhankelijk van de functie, varieert het totale onboardingtraject van één tot vier maanden. “De sessies gebeuren deels klassikaal, deels in een trainingslabo, waar we op kleine schaal bepaalde productieprocessen nabootsen. Mensen die in onze productie terechtkomen, voeren een job uit die nog grotendeels manueel gebeurt. Eenmaal ze (individueel) aan de slag mogen, krijgen ze altijd bijstand van een collega. Voor allerlei praktische vragen kunnen ze terecht bij een buddy: dat is een collega die op hun eigen dienst werkt. Wie wil, kan ook rekenen op de ondersteuning van een mentor. Die werkt altijd op een andere afdeling: er mag geen hiërarchische relatie zijn om de vertrouwensband tussen beide mensen niet te schenden. Een mentor willen of zélf die rol vervullen, is iets wat volledig op vrijwillige basis gebeurt.”

Opvallend: op alle niveau’s in de organisatie is de voertaal Engels, dus ook in de onboarding. “Op tweeënhalf jaar tijd hebben we een erg gediversifieerd team samengesteld, met meer dan 30 nationaliteiten. Eveneens opvallend is dat bijna de helft van die groep jonger is dan 30. Zingeving en maatschappelijke verantwoordelijkheid spreken hen echt aan.”

Vanuit het besef dat het menselijk brein zijn beperkingen heeft en mensen tijdens een opleiding niet alles kunnen behappen, werkte Legend Biotech een online platform uit waar alle documenten en presentaties in het Nederlands en het Engels consulteerbaar zijn. “Op die manier kunnen mensen zaken die ze niet of maar gedeeltelijk tijdens de onboarding hebben opgepikt, nog eens opfrissen.”

Apart programma voor managers

Het is de verdienste van het trainingsteam dat in de voorbije drie jaar een stevige basis voor de onboarding van de nieuwe medewerkers is gelegd. “We blijven bijsturen waar nodig. We werken ook volop aan de ontwikkeling van een additionele onboarding voor leidinggevende profielen. Vanaf dit kwartaal zullen zij  gedurende een volledige dag een opleiding krijgen met allerlei extra inzichten in de bedrijfscultuur en in systemen zoals de erkenningstool, waarmee ze een verdienstelijke medewerker in het voetlicht kunnen plaatsen. Sinds 2023 volgen leidinggevende profielen sowieso al het Legendary Manager Program, waarin we allerlei ‘zachte’ leiderschapsvaardigheden aanreiken. Ook dat gebeurt in beperkte groepjes van maximaal tien mensen, opnieuw om het community-gevoel te stimuleren.”

(lees verder onder de foto)

Legend Biotech heeft kosten noch moeite gespaard om van de onboarding een succes te maken. “Ik heb al een behoorlijke loopbaan achter de rug, maar heb nooit eerder een trainingsteam van deze omvang meegemaakt”, is An nog altijd verwonderd. “Sofies team telt intussen  32 mensen. Dat lijkt gigantisch, maar het is essentieel om de groeispurt die we meemaken ook op vlak van menselijk kapitaal bij te benen. Zij helpen er mee voor zorgen dat de employer branding die we al in functie van rekrutering hebben opgezet, ook nadien permanent aanwezig blijft: wie hier werkt, is geen personeelslid, maar een ‘Legend’. Daar zijn mensen trots op. En terecht!”