Het UBO-register is een cruciaal instrument geworden voor het bevorderen van transparantie en compliance in de Belgische bedrijfswereld. Het register van uiteindelijk begunstigden of ‘Ultimate Beneficial Owners’ tool helpt de strijd tegen witwassen, financiering van terrorisme en andere financiële misdrijven te versterken. In dit artikel zullen we de belangrijkste aspecten van het UBO-register bespreken, waaronder de achtergrond, het doel, de betrokken partijen en de gevolgen voor bedrijven en ondernemers.
Achtergrond en doel van het UBO-register
Het UBO-register werd geïntroduceerd in België als onderdeel van de vierde anti-witwasrichtlijn (4AMLD) van de Europese Unie, die in 2015 werd aangenomen. Deze richtlijnvereist dat EU-lidstaten nationale registers oprichten voor de registratie van uiteindelijk begunstigden van bedrijven en andere juridische entiteiten. Het doel van deze registers is het vergroten van de transparantie rond de uiteindelijke eigendomsstructuur van bedrijven en het tegengaan van misbruik voor criminele doeleinden.
België heeft het UBO-register geïmplementeerd via de Wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten. Het UBO-register is sinds 31 oktober 2018 operationeel en wordt beheerd door de Federale Overheidsdienst Financiën
Wie moet informatie verstrekken aan het UBO-register?
Alle juridische entiteiten die zijn geregistreerd in België moeten hun uiteindelijk begunstigden registreren in het UBO-register. Dit omvat onder meer:
- Vennootschappen: NV, BV, CV, CommV en dergelijke
- (Internationale) vzw's en stichtingen
- Maatschappen, feitelijke verenigingen en trusts
- Andere soorten juridische entiteiten die aan een gelijkaardige verplichting zijn onderworpen.
Welke informatie moet worden verstrekt?
De informatie die moet worden verstrekt, varieert per type juridische entiteit. Voor vennootschappen omvat dit onder andere:
- Naam, geboortedatum, nationaliteit en adres van de uiteindelijk begunstigde
- De omvang en aard van het economisch belang dat de uiteindelijk begunstigde in de vennootschap heeft
- Het ondernemingsnummer van de vennootschap
- Datum van effectieve uitoefening van het economisch belang
Voor (internationale) vzw's en stichtingen moet er informatie worden verstrekt over hun bestuurders, oprichters, personen die gemachtigd zijn om de vereniging te vertegenwoordigen, en personen die belast zijn met het dagelijks bestuur.
Wat zijn de gevolgen voor bedrijven en ondernemers?
Het niet naleven van de verplichtingen met betrekking tot het UBO-register kan leiden tot aanzienlijke sancties. Ondernemingen en hun bestuurders kunnen administratieve boetes krijgen van €250 tot €50.000. Bovendien kunnen strafrechtelijke boetes variëren van €400 tot €40.000, vermeerderd met opdeciemen, wat kan leiden tot een totaal van €240.000.
Naast financiële sancties kan het niet naleven van de UBO-registratieverplichtingen ook leiden tot reputatieschade. Een onderneming kan worden geassocieerd met witwassen, financiering van terrorisme en andere financiële misdrijven als het niet de juiste informatie verstrekt aan het UBO-register.
Het is belangrijk op te merken dat het UBO-register toegankelijk is voor verschillende partijen. Bevoegde autoriteiten, zoals de FOD Financiën, de Nationale Bank van België en de Cel voor Financiële Informatieverwerking, hebben onbeperkte toegang tot het register. Daarnaast kunnen ook meldingsplichtige entiteiten, zoals banken en accountants, toegang krijgen tot het UBO-register bij het vervullen van hun wettelijke verplichtingen in het kader van de bestrijding van witwassen en terrorismefinanciering. Ten slotte hebben ook burgers toegang tot bepaalde informatie in het register, zoals naam, geboortemaand en -jaar, nationaliteit, land van verblijf en de aard en omvang van het economisch belang van de uiteindelijk begunstigde.
Hoe kunnen bedrijven en ondernemers compliant blijven?
Om compliant te blijven met de UBO-registratieverplichtingen, dienen bedrijven en ondernemers de volgende stappen te nemen:
1. Identificeer de uiteindelijk begunstigden
Voer een grondige analyse uit om te bepalen wie de uiteindelijk begunstigden van de onderneming zijn. In sommige gevallen kan dit complex zijn, met name bij complexe bedrijfsstructuren of buitenlandse betrokkenheid.
2. Verzamel de benodigde informatie
Verzamel en verifieer alle vereiste informatie over de uiteindelijk begunstigden, zoals persoonlijke gegevens en de omvang van hun economisch belang in de onderneming.
3. Registreer de uiteindelijk begunstigden
Dien de verzamelde informatie in bij het UBO-register. De verantwoordelijke personen binnen de juridische entiteit, zoals bestuurders of zaakvoerders, zijn verantwoordelijk voor het indienen en updaten van de informatie.
4. Houd de informatie up-to-date
Zorg ervoor dat de informatie in het UBO-register actueel blijft. Informatie moet binnen de 30 dagen na elke wijziging worden bijgewerkt.
Voka gids(t)
Het UBO-register is een belangrijk instrument voor het bevorderen van transparantie en het bestrijden van financiële misdrijven in België. Bedrijven en ondernemers moeten zich bewustzijn van hun verplichtingen en zorgen voor naleving om mogelijke sancties en reputatieschade te voorkomen. Door de uiteindelijk begunstigden te identificeren, de benodigde informatie te verzamelen en bij te houden, en het UBO-register tijdig en nauwkeurig bij te werken, kunnen bedrijven en ondernemers bijdragen aan een transparantere en veiligere bedrijfswereld.Het is ook aan te raden om juridisch en fiscaal advies in te winnen om ervoor te zorgen dat de onderneming voldoet aan alle UBO-registratievereisten en om op de hoogte te blijven vande laatste wetgevingswijzigingen. Door proactief te handelen en een solide compliance-strategie te implementeren, kunnen bedrijven zich concentreren op hun kernactiviteiten en groei, terwijl ze voldoen aan de geldende regelgeving en bijdragen aan de bestrijding van financiële criminaliteit.
