De medewerkersreis in kaart: 3) versterken van talent via opleidingen

Ceo threon Tom Dedecker en HR-manager Laure Cuypers.

Tekst Bart Vancauwenberghe - foto Wannes Nimmegeers

Ondernemingen helpen met het realiseren van een strategie, is een behoorlijk gewichtige verantwoordelijkheid. De kernactiviteit van threon vergt dan ook een brede expertise, idealiter ondersteund met een karrenvracht aan ervaring. De specialist uit Gent, die volgend jaar zijn zilveren jubileum viert, zet al een aantal jaren fors in op interne opleiding. “We merken dat ons uitgebreid vormingsaanbod sollicitanten mee overtuigt om voor ons te kiezen”, vertelt HR-manager Laure Cuypers.

Threon, opgericht in 2001, spitst zich toe op zijn rol als strategische consultancypartner voor ondernemingen. “Onze dienstverlening begint als onze klant zelf een strategie heeft bepaald. We zijn consulenten, met een focus op portfolio’s, programma’s en projecten: we helpen de gevormde strategie van klanten te realiseren door deze om te vormen naar behapbare portfolio’s, programma’s en vervolgens projecten”, verklaart Laure Cuypers.

Bijvoorbeeld: een infrastructuurbeheerder wil verhoogd inzetten op veiligheid. “Veiligheid is bij deze het strategisch thema waarrond een portfolio wordt gebouwd . Die delen we op in programma’s, zoals veiligheid voor medewerkers en veiligheid voor reizigers. Projecten die daar uit kunnen voortkomen, zijn bijvoorbeeld het sensibiliseren van de eigen mensen over het beheersen van alle procedures en het stimuleren van preventief rijgedrag bij de bestuurders. Naar de reizigers toe kan je concrete acties ondernemen om bijvoorbeeld spoorlopen tegen te gaan of zich strikt aan de veiligheidsvoorschriften te houden.”

Met teams die de klant extern of ‘in house’ bijstaan, helpt threon om prioriteiten te stellen, de strategie steeds verder uit te diepen en die zo tastbaar te maken voor alle stakeholders. Dat doet het met een team van een honderdtal experts in België, Nederland en Luxemburg.

Kickstart

Een geloofwaardige consultant ben je niet van vandaag op morgen, zeker niet als je pas de schoolbanken hebt verlaten. Elke pas aangeworven medewerker van threon krijgt daarom een uitvoerig kickstartprogramma voorgeschoteld.

“Wij werven het gros van onze nieuwe medewerkers aan door deel te nemen aan jobbeurzen van relevante hogescholen of universiteiten”, zegt Laure. “Daar verduidelijken we onze activiteiten en lichten we een tip van de sluier van de kickstart. Alle aangeworven profielen beginnen bij ons in de derde week van september. Dan dompelen we hen een maand onder in de specifieke activiteiten van ons bedrijf en de vaardigheden die daarvoor nodig zijn. Dat is noodzakelijk, omdat er nu eenmaal een kloof is tussen de skills waarover mensen al beschikken en de knowhow die vereist is om te doen wat wij doen.”

Feedback in groep

De kickstart is voorzien voor een groep van maximum tien mensen, die daarvoor een maand lang tijdens de week in een hotel verblijven. “Ze krijgen in die periode een mooie mix van hard en soft skills voorgeschoteld, aangereikt door experts. Dat zijn mensen die bij ons al meer dan 20 jaar hun sporen hebben verdiend en die nieuwelingen wegwijs maken in wat projectmanagement is,  maar we zetten ook externe ‘docenten’ in. Zo leert nieuwsanker Wim De Vilder hun bijvoorbeeld communicatie- en presentatietechnieken aan.”

Daarbij vertaalt de theorie zich ook snel naar praktijkoefeningen. “Zo gaan we bijvoorbeeld presentaties van de deelnemers filmen, waarna ze in groep feedback krijgen van de expert én van elkaar. Dat voelt aanvankelijk misschien nogal confronterend aan, maar het is een 360°-benadering waar iedereen enorm veel van opsteekt. Praktijkoefeningen zijn de best mogelijke manier om snel vooruitgang te maken.”

De exponent van dat proces is de toepassing van de aangeleerde vaardigheden op een fictieve businesscase, die geïnspireerd is door opdrachten die threon in het verleden voor klanten heeft uitgevoerd. “Iedereen behartigt een deel van de businesscase en kan daarvoor eventueel samenwerken met andere deelnemers, maar op het eind van de rit presenteren ze hun luik voor een jury en krijgen ze daar meteen feedback op.”

Threon werkt intussen twee jaar met dit kickstartprogramma en merkt dat het voor een forse kwaliteitsinjectie zorgt. “We krijgen op die manier niet alleen sneller betere junior consultants, daarnaast bouwen ze gedurende die maand samen een krachtige groepsdynamiek op en voelen ze hun zelfvertrouwen gaandeweg groeien. Dat komt mee doordat alle deelnemers meteen slagen voor het CAPM-examen (Certified Associate in Project Management, een certificaat van het Project Management Institute, red.), waardoor ze vlugger klaar zijn voor het ‘echte’ werk. Fijn is ook dat we de kickstart afsluiten met het jaarlijkse teambuildingmoment van alle threon-medewerkers, waardoor onze nieuwe mensen zich nog sneller een volwaardig deel van ons team voelen. Dat toont perfect aan dat opleiden zoveel meer is dan louter kennisdelen.”

Opleidingsbudget

Een jaarlijks persoonlijk opleidingsbudget vormt een cruciaal tweede luik van het threon-vormingsprogramma. “Elke medewerker krijgt telkens voor zo’n 4.500 € threon-credits”, gaat Laure verder. “Dat kunnen ze inzetten volgens hun persoonlijke voorkeuren. Heel wat mensen volgen één of meerdere van de circa 25 trainingen die we jaarlijks op onze eigen kalender voorzien. Daartoe behoren een aantal standaard opleidingen die telkens terugkeren of een update krijgen, zoals ‘Advanced Program Management’ (gegeven door ceo Tom Dedecker, red.) of de ‘Benefit Map’ (helpt bij het bepalen van prioriteiten bij het uitrollen van een bedrijfsstrategie, red.). We voegen er ook telkens nieuwe aan toe, doorgaans gekozen in functie van de interesse van onze mensen.”

Eenmaal iemand een bepaald functieniveau heeft bereikt, is het ook mogelijk om een deel van het budget aan externe opleidingen te spenderen. “Dan gaat het zo goed als altijd over thema’s die nog niet tot ons intern vormingsprogramma behoren. Als de medewerker de opleiding achter de rug heeft, informeren we sowieso wat hij/zij ervan vond, zodat we kunnen overwegen om het aan onze eigen kalender toe te voegen. Dat gebeurt als we ervan overtuigd zijn dat het voor heel wat van onze medewerkers een significante meerwaarde kan betekenen.”

Gemiddeld genomen volgt een junior profiel met de threon-credits een achttal volle opleidingsdagen per jaar, voor een senior of ‘medior’ zijn dat er doorgaans zes à zeven. “Het is een systeem dat we al vrij lang hanteren en dat dermate stevig in onze bedrijfscultuur is ingebakken, dat we het soms zouden vergeten te vermelden als we nieuwe vacatures aankondigen. Daar moeten we alert voor zijn, temeer we merken dat sollicitanten het als een grote troef zien, die hen mee overtuigt om voor ons te kiezen.”

(lees verder onder de foto)

Het Gentse threon zet al een aantal jaren fors in op interne opleidingen voor iedere medewerker.

Opdracht-coaching

De variatie aan opdrachten die op threon-consultants afkomt, is enorm. Het is een aspect dat de job extra plezant maakt en tegelijk nieuwe uitdagingen met zich meebrengt. Ook daarin zorgt het bedrijf voor ondersteuning. “Bij ‘assignment coaching’ kan de consulent één-op-één-coaching krijgen van een collega, die al de nodige ervaring heeft opgedaan in de opdracht die de consultant voor de kiezen krijgt. Deze vorm van coaching is geen verplichting, maar zeker junior profielen zijn er enorm bij gebaat.”

Toch kunnen ook senior consultants hier echt de meerwaarde van voelen. “Het komt weleens voor dat trouwe klanten bij voorkeur samenwerken met een threon-collega die ze al kennen en vertrouwen, zelfs al heeft die niet noodzakelijk alle nodige kennis over het onderwerp. Stel dat onze senior consultant de implementatie van een nieuw ERP-pakket moet helpen uitrollen, is het goed mogelijk dat zijn coach een ‘medior’ is die meer bagage in IT-projecten heeft opgebouwd. Threon kiest zelf de coach, die niet per se als consultant bij hetzelfde project is betrokken. We zijn ervan overtuigd dat de coach dan een beter klankbord is, omdat hij het project waar zijn ‘pupil’ mee bezig is vanuit een helikoptervisie kan bekijken. Het zijn beide consultants samen die beslissen hoe vaak ze elkaar zien of horen.”

Kennisdelen

In de voorbije kwarteeuw is bij threon een brede en diepe kennis in heel wat aspecten van strategisch management opgebouwd. Om te vermijden dat die knowhow alleen verankerd is in het brein van de consultants die bij de projecten betrokken waren, zijn praktijkcommunity’s (Communities of Practice, kortweg CoP’s) opgestart. 

“Dit zijn groepen van experts die gespecialiseerd zijn in een bepaald aspect van onze job. Zij zijn verantwoordelijk voor het centraliseren van alle relevante kennis in hun domein, zodat we die op een transparante manier ter beschikking van iedereen kunnen stellen. Vandaag bestaan er onder meer CoP’s voor change management, agile project management, tooling (software die bedrijven en threon helpt om alles wat gebeurd is om de nieuwe strategie naar de realiteit te brengen, overzichtelijk te maken, red.), enzovoort.”

Om de twee maanden organiseert threon een moment van kennisdeling. “Hierbij delen de leden van één CoP hun inzichten voor alle geïnteresseerde medewerkers. Het thema kiezen we doorgaans in functie van de actualiteit. De kennisdeling gebeurt altijd via een Teams-meeting, die we opnemen. Zo kan iedereen die de sessie door omstandigheden niet kan volgen op het moment zelf, ze bekijken wanneer het beter past.”

(lees verder onder de foto)

Kwartaalupdate

Om de drie maanden organiseert het bedrijf een kwartaalupdate. Dit valt misschien niet meteen onder de noemer opleiding te catalogeren, maar krijgt telkens veel aandacht. “We organiseren dat op een namiddag en -avond, voor al onze medewerkers. We krijgen van het management dan op een heel transparante manier informatie over de bedrijfscijfers, de lopende projecten, de inspanningen die threon doet om zijn maatschappelijke verantwoordelijkheid op te nemen, duiding bij marketingactiviteiten of evenementen die we organiseren, enzovoort. Het is een ideale manier om de voeling met elkaar te versterken. Doorheen het jaar is dat niet altijd zo eenvoudig, vermits iedereen doorgaans bij één van onze klanten aan de slag is. Uiteraard voelt iedereen een hoge mate van betrokkenheid bij de projecten waar ze zelf mee bezig zijn, maar de kwartaalupdates zijn belangrijk om de connectie met onze eigenlijke werkgever te blijven verankeren.”

Al wachten de meeste medewerkers daarvoor niet op die kwartaalupdates. “Elke werkweek sluiten we op vrijdag af met een gezamenlijk aperitiefmoment in de late namiddag. Het is een ideale gelegenheid om, met wat hapjes en drankjes, de week te laten bezinken en even te ventileren met collega’s. Vaak komen consultants die bijvoorbeeld in Antwerpen aan de slag zijn, daarvoor zelfs speciaal naar onze hoofdzetel in Gent afgezakt. Het illustreert de sterke connectie die iedereen heeft en waardoor het personeelsverloop bij ons ook een stuk lager ligt dan wat je doorgaans in deze sector ziet”, besluit Laure Cuypers.