Zeggen dat AI de toekomst is, is een open deur intrappen. Toch blijkt artificiële intelligentie voor veel bedrijven een ver-van-mijn-bedshow. We legden ons oor te luisteren bij Elisa Vanderstraeten van Rydoo, een Mechelse scale-up die het leven van financiële teams en teammanagers gemakkelijker maakt met, je raadt het al: kunstmatige intelligentie.
Product Manager in een AI-powered bedrijf, wat moeten we daaronder verstaan?
“Ik werk nu al zes jaar bij Rydoo als Product Manager. Concreet wil dat zeggen dat ik een van onze ontwikkelteams leid. Elk team staat in voor een deel van onze app. Mijn team is verantwoordelijk voor de expense policies, de approval flows en de automatisering. Mijn taak? Onze applicatie continu verbeteren om competitief te blijven in een snel veranderende markt.”
En wat doet jullie app precies?
“De Rydoo-app helpt kmo’s en grotere bedrijven met het beheer van alle onkosten van werknemers. Door slim en geautomatiseerd onkostenbeheer verhoogt de app de efficiëntie van de werknemers die onkosten maken, de teammanager die ze moet goedkeuren én van het financiële team dat alles moet controleren en rapporteren.”
“We gebruiken AI in verschillende delen van de applicatie. Onder andere om zoveel mogelijk data van een kasticket te lezen en te interpreteren zodat onze eindgebruikers zelf minder werk hebben. Onkostenbeheer is een tijdrovende klus. Wij vertrekken steeds van de vraag: hoe maken we het leven van onze gebruikers zo gemakkelijk mogelijk zodat ze zich op hun kerntaken kunnen focussen?”
‘Out of policy’politie
Is dat de reden waarom jullie dit jaar de ‘Smart Audit’-feature lanceerden?
“Inderdaad. Smart Audit is een extra module die onze klanten kunnen aankopen. De AI-powered software doet op alle kastickets een twintigtal
checks die onze klanten tot voor kort zelf moesten doen. Het doel: zoveel mogelijk taken automatiseren en verdachte of ‘out of policy’-uitgaven automatisch detecteren. Denk maar aan tabak, alcohol of upgrades in hotels.”
“Het betekent niet alleen een enorme tijdswinst voor de goedkeurders van de onkosten, maar ook een drastische vermindering van de uitgaven die niet in lijn zijn met het beleid van je bedrijf.”
Jullie app is dus een soort geautomatiseerde ‘out of policy’- politie. Heb je een duidelijk voorbeeld?
“Een van de AI-checks in Smart Audit is de travel upgrade detection om eersteklas vluchten te detecteren. Zo spotte onze software onlangs dat een werknemer eersteklas had gevlogen terwijl dit niet expliciet op het vliegticket stond. Maar de software is zodanig slim dat die weet dat een bepaald stoelnummer gelinkt is aan eersteklas bij een bepaalde vliegtuigmaatschappij. Zo’n fouten haal je er als mens nooit uit.”
Onze AI-powered software doet op alle kastickets een twintigtal checks. Het doel: taken automatiseren en verdachte uitgaven automatisch detecteren.
Elisa Vanderstraeten
Au revoir rompslomp
Die slimme toepassingen waren er wellicht niet toen Rydoo het levenslicht zag.
“Klopt. Dertien jaar geleden richtten serial entrepreneurs Wim Derkinderen en Boris Bogaerts Rydoo op onder de naam CardWise. Met een klein team van tien werknemers verkenden ze de markt van bedrijfskaarten die bedrijven aan hun medewerkers geven voor zakelijke uitgaven. Door te luisteren naar de behoeften van bedrijven ontdekten ze dat het probleem vooral zat in de administratieve rompslomp die gepaard gaat met onkostennota’s.”
“Ze pasten hun businessmodel aan en schakelden over naar uitgavenbeheer onder de bedrijfsnaam Xpenditure. Hun doorbraak kwam met de opmars van de smartphone en de invoering van OCR-technologie, ofwel: optical character recognition. Dat betekent dat de technologie data op een foto van een kasticket herkent en automatisch vertaalt naar tekst. De tijd van het manueel overtypen was voorbij, wat meteen ook het grote succes van onze app betekende. Dit verhaal toont hoe belangrijk het is om te luisteren naar wat er leeft in de markt en daarop in te spelen.”
Kunstmatige collega
AI zit dus diep in de kern van jullie bedrijf geworteld. Waarom is het volgens jou belangrijk om als bedrijf kunstmatige intelligentie te omarmen?
“Een betere vraag: waarom zou je het niet doen (lacht)? Er zijn zoveel manieren om je werk met AI te vergemakkelijken, automatiseren of optimaliseren. Niet elk bedrijf moet zoals Rydoo een engineering team hebben dat zelf AI bouwt.”
Hoe ga je als start-up of kmo op een laagdrempelige manier met AI aan de slag?
“Mijn beste tip: gebruik ChatGPT. Zelf gebruik ik het dagelijks voor alle mogelijke doeleinden. Zie het als een kunstmatige collega waaraan je álles kunt vragen. Zit je met een probleem? ChatGPT! Wat je job ook is. Je moet natuurlijk wel bewust met de tool omspringen.”
“Wellicht zijn er ook AI-integraties mogelijk bij de tools of platformen die je als bedrijf gebruikt. Dat kun je zeker ook eens nagaan, want het kan je werk alleen maar vergemakkelijken. Het is eigenlijk simpel: je kunt AI niet meer wegdenken. Meer en meer bedrijven gebruiken het. Wil je competitief blijven, dan moét je er wel mee aan de slag.”
