Op 16 december 2024 is de Wet Private Opsporing (WPO) in werking getreden. De bedoeling van deze nieuwe wet is om een alomvattend kader te voorzien voor private opsporingsactiviteiten. Private opsporing werd voorheen geregeld door de wet van 19 juli 1991 tot regeling van het beroep van privédetective. Deze wet was al meer dan 30 jaar oud en hield bijgevolg geen rekening met de evoluties op vlak van privacy en technologie.
De nieuwe wet is niet alleen belangrijk voor al wie activiteiten van private opsporing uitvoert. Ook werkgevers kunnen diverse redenen hebben om een beroep te willen doen op een privaat onderzoeker of om zelf een onderzoek in te stellen. Denk maar aan de volgende voorbeelden:
- Interne onderzoeken naar fraude door een werknemer.
- Onderzoeken naar oneerlijke concurrentie door een voormalige werknemer.
- Het opsporen van ongeoorloofde afwerving van personeel door een concurrerende onderneming.
- Het onderzoeken van fraude met ziekteverzuim.
- Het verzamelen van aanvullend bewijs in geval van een ontslag om dringende reden. Een belangrijke nieuwigheid van de nieuwe wet is dat de onderzoeken binnen organisaties die in de vorige wet uitgesloten waren, nu wel onder het toepassingsgebied van de wet vallen.
1. Op wie is de wet van toepassing?
Een opdrachtgever is een natuurlijke persoon of een rechtspersoon die private opsporingen laat verrichten. De “opdrachtnemers” zijn:
- Ondernemingen die activiteiten van private opsporing uitoefenen voor derden
- Interne diensten
Een interne dienst voor private opsporing is een dienst die op structurele wijze instaat voor de uitvoering van onderzoeksopdrachten die uitgaan van een onderneming of een groep van ondernemingen. De interne dienst kan zowel onderzoeken voeren aangaande betrokkenen van binnen (bijvoorbeeld werknemers van een onderneming) als buiten (bijvoorbeeld verzekerden door een interne dienst van een verzekeringsmaatschappij) de organisatie. Het volstaat dat deze activiteit vervat zit in de taken van minstens één werknemer om van een interne dienst te kunnen spreken. Bepaalde activiteiten worden uitgesloten van het toepassingsgebied van de nieuwe wet, zoals o.a. de beroepsactiviteiten van een advocaat.
2. De werkgever als opdrachtgever
Een werkgever valt onder het toepassingsgebied van de wet wanneer hij beroep doet op gespecialiseerde externe onderzoekers, maar ook wanneer een werkgever gebruik maakt van een eigen interne dienst voor private opsporing. Een belangrijke nieuwigheid van de wet is dat deze ook van toepassing wordt wanneer een werkgever geen eigen interne dienst heeft, maar incidenteel een onderzoek wil uitvoeren naar eigen werknemers, bijvoorbeeld in het kader van een ontslag om dringende reden.
Een werkgever mag slechts een privaat onderzoek voeren naar één van zijn werknemers, indien de toelating en modaliteiten hiervoor uitdrukkelijk en transparant voorzien zijn in een zogenaamd ‘reglement’. Werkgevers hebben tijd tot 16 december 2026 om in een dergelijk reglement te voorzien.
3. Wie zijn de opdrachtnemers?
Opdrachtnemers moeten aan verschillende voorwaarden voldoen om in overeenstemming met de nieuwe wetgeving activiteiten van private opsporing te kunnen uitvoeren, waaronder het beschikken over een vergunning verleend door de FOD Binnenlandse Zaken. Tevens moeten private onderzoekers, opdrachthouders en andere natuurlijke personen aan een aantal persoonsgebonden voorwaarden voldoen, zoals o.a. niet-veroordeeld zijn geweest tot enige correctionele of criminele straf, houder zijn van een identificatiekaart (afgeleverd door de FOD Binnenlandse Zaken), etc.
De leden van een personeelsdienst die in opdracht van de eigen werkgever activiteiten van private opsporing uitvoeren binnen het kader van een incidentenonderzoek ten laste van de werknemers van de eigen werkgever, zijn vrijgesteld van de verplichtingen met betrekking tot de vergunning en de identificatiekaart. Opgepast: leden van de juridische dienst en/of boekhouding die dus géén deel uitmaken van de personeelsdienst, vallen op basis van de nieuwe wet niet onder deze vrijstelling!
Het is echter wel belangrijk om te benadrukken dat alle andere voorwaarden met betrekking tot de uitvoering van een privaat onderzoek, gevolgd moeten worden. Concreet houdt dit onder andere in dat de voorwaarden met betrekking tot de onderzoeksmethodes, zoals bijvoorbeeld het interview, moeten worden nageleefd (zie 3. hieronder).
4. Hoe moet een privaat onderzoek worden uitgevoerd?
4.1 Verboden handelingen
Private onderzoekers hebben in principe niet meer macht tijdens de uitvoering van hun werk dan gewone burgers. Aangezien de private onderzoeker zich systematisch mengt in het privéleven van de betrokkenen, heeft de wetgever enkele veel voorkomende onderzoeksmaatregelen specifiek geregeld. Zo worden onder andere verschillende verboden opgelegd, zoals:
- Het stellen van handelingen of het aanwenden van middelen, methodes die geregeld zijn voor politiediensten en veiligheidsinstellingen;
- Het betreden van een niet publiek toegankelijke plaats;
- Observaties in de woning of andere private plaatsen (bv. paskamers, toiletruimtes, hotelkamers, maar ook een vakbondslokaal);
- Op enige wijze de indruk scheppen tijdens een interview dat de bevraagde persoon niet vrij is om te antwoorden;
- Etc.
4.2 Transparantie en toestemming
Veel van de onderzoeksmethodes kunnen pas plaatsvinden nadat de persoon die het voorwerp uitmaakt van de handeling zijn of haar voorafgaande toestemming heeft verleend en specifieke informatie heeft ontvangen.
Zo kunnen een interview, maar ook een confrontatie of een reconstructie van feiten, in principe slechts plaatsvinden met de voorafgaande toestemming van de betrokken persoon. Specifiek met betrekking tot het afnemen van interviews voorziet de wet in een uitgebreide informatieverplichting. Zo moet de geïnterviewde er expliciet op worden gewezen dat hij of zij niet verplicht is om de vragen te beantwoorden. Wanneer een interview wordt opgenomen heeft de geïnterviewde bovendien het recht om een kosteloze kopie van die opname te ontvangen.
4.3 Onderzoeksopdrachtdocument of opdrachtenregister en onderzoeksdossiers
Vooraleer het onderzoek mag beginnen, moeten de opdrachthouder (de natuurlijke persoon die in naam van een onderneming of interne dienst een opdracht aanvaardt) en opdrachtgever een schriftelijk onderzoeksopdrachtdocument opstellen en ondertekenen. Elk van de partijen moet hiervan een kopie ontvangen. Hierin moeten heel wat gegevens verplicht worden opgenomen, in het bijzonder de nauwkeurige omschrijving van de opdracht en de gerechtvaardigde doeleinden waarvoor de opdrachtgever de resultaten wenst aan te wenden.
Dit is niet verplicht wanneer de opdrachtgever de werkgever van de privaat onderzoeker is. De privaat onderzoeker moet dan wel een opdrachtenregister bijhouden.
Private onderzoekers moeten vanaf de ondertekening van het onderzoeksoprachtdocument een onderzoeksdossier aanleggen. Hierin worden onder meer alle stukken en een chronologisch overzicht van alle verrichte handelingen opgenomen.
4.4 Geheimhouding
Het vertrouwelijk karakter van alle persoonsgegevens die verkregen werden in het kader van het private onderzoek moet gewaarborgd worden en deze persoonsgegevens mogen uitsluitend worden aangewend voor de uitoefening van de onderzoeksopdracht. Zo is het de privaat onderzoeker, op straffe van nietigheid, verboden om de informatie afkomstig uit het ene onderzoeksdossier aan te wenden in een ander onderzoeksdossier.
5. Verwerking persoonsgegevens
In de toepassing van de nieuwe WPO dient ook rekening te worden gehouden met de bestaande GDPR-regelgeving.
Zo worden bepaalde personen (o.a. de opdrachtgever voor de persoonsgegevens die voor de opdracht worden overhandigd) expliciet als verwerkingsverantwoordelijke aangeduid. Daarnaast moet iedere onderneming of interne dienst voor private opsporing beschikken over een functionaris gegevensbescherming (DPO).
Ook de toestemming die ingevolge de WPO moet worden verkregen van de betrokken personen (bv. interview) moet voldoen aan de GDPR, nl. deze moet vrij, specifiek, geïnformeerd en ondubbelzinnig worden gegeven.
6. Sancties?
Overtredingen van de wet kunnen leiden tot een administratieve geldboete. Tevens zijn sancties mogelijk op basis van de GDPR-wetgeving. Een aantal van de nieuwe wettelijke verplichtingen inzake private onderzoeken zijn bovendien voorgeschreven op straffe van nietigheid. Bewijs verkregen in het kader een privaat onderzoek in strijd met deze bepalingen zal aldus onrechtmatig zijn en zal niet in beschouwing kunnen worden genomen door de rechtbank in een procedure.
De Antigoon-rechtspraak, (die stelt dat onrechtmatig verkregen bewijs in bepaalde gevallen toch gebruikt kan worden) is bovendien niet van toepassing bij overtreding van een op straffe van nietigheid voorgeschreven regel.
Concreet komt dit er o.a. op neer dat indien bewijs wordt vergaard in het kader van een ontslag om dringende reden, de bewijsvergaring moet gebeuren in overeenstemming met de nieuwe wetgeving. Anders riskeert de werkgever dat het verzamelde bewijs als nietig wordt beschouwd en bijgevolg ook het ontslag om dringende reden ongegrond wordt verklaard (omwille van gebrek aan bewijs).
Een gewaarschuwd werkgever is er dan ook meer dan twee waard!
Kenny Decruyenaere
Advocaat-Vennoot
Claeys & Engels
