Alle btw-plichtige ondernemingen (eenmanszaken en vennootschappen) zullen uiterlijk vanaf 1 januari 2026 gestructureerde elektronische facturen moeten opmaken in b2b-transacties. Hieronder vindt u een uiteenzetting wat dit precies zal inhouden en wat de voordelen hiervan zijn.
Wat is elektronisch factureren?
Elektronische facturatie is in België vandaag al verplicht voor bedrijven die facturen versturen naar de federale en Vlaamse Overheid voor overheidsopdrachten boven 3.000 euro.
Het sturen via e-mail van een factuur in pdfformaat wordt niet gezien als elektronische facturatie in de zin van die verplichting. Elektronisch factureren gaat veel verder. In een b2b-context zullen bedrijven gebruik moeten maken van gestructureerde elektronische facturen. Die gestructureerde facturen zijn opgemaakt in een XML- of UBL-formaat. Dit betekent dat die facturen opgemaakt zijn volgens een universele structuur. Die universele structuur zorgt ervoor dat alle softwarepakketten die facturen automatisch zullen kunnen inlezen en verwerken. Men zal die elektronische facturen moeten versturen via het PEPPOLnetwerk.
Wat is het PEPPOL-netwerk?
PEPPOL staat voor “Pan-European Public Procurement On-Line.” Dit is een beveiligd Europees netwerk voor bedrijven en organisaties waarop ze facturen kunnen uitwisselen. De elektronische factuur wordt direct vanuit uw boekhouding naar de boekhouding van de ontvanger gestuurd als beiden zijn aangesloten op het netwerk.
Ratio legis?
Voor de overheid is elektronische facturatie een krachtig wapen tegen btw-fraude.
Voordelen voor ondernemingen?
Bedrijven kunnen door gebruik te maken van gestructureerde facturen hun financiële processen automatiseren. Facturen worden direct verwerkt, zonder handmatige gegevensinvoer. Hierdoor wordt er tijd en werk bespaard. Facturen staan netjes digitaal gerangschikt, waardoor u veel sneller kan zoeken naar bepaalde facturen. Dit betekent ook geen printwerk en opzoekingskosten meer. E-facturatie zorgt ook voor een snellere verwerking en betaling van facturen. Hierdoor zijn de bedrijfsgegevens actueel en kunt u het beheer van uw onderneming verbeteren.
Om de financiële gevolgen die de verplichte E-facturatie met zich mee brengen te beperken voorziet de overheid in fiscale maatregelen.
Verhoogde kostenaftrek van 120%
De kosten, met uitzondering van deze die bestaan uit afschrijvingen, die in verband met de nieuwe verplichting worden gemaakt, zullen voor 120% in aftrek kunnen worden gebracht. In de vennootschapsbelasting zal deze verhoogde aftrek enkel gelden voor ‘kleine vennootschappen’. Hiermee worden kosten voor factureringspakketten bedoeld, alsook advieskosten die specifiek worden gemaakt voor de voorbereiding of operationalisering van de e-facturering.
De verhoogde kostenaftrek van 120% geldt vanaf aanslagjaar 2025 verbonden aan een belastbaar tijdperk dat ten vroegste aanvangt op 1 januari 2024. Zij treedt terug buiten werking vanaf aanslagjaar 2029 verbonden aan een belastbaar tijdperk dat ten vroegste aanvangt op 1 januari 2028.
Verhoogde investeringsaftrek voor digitale vaste activa
Zoals hierboven gezegd geldt de verhoogde kostenaftrek niet voor afschrijvingen. Vanaf 1 januari 2025 zal het basistarief van de investeringsaftrek permanent verhoogd worden naar 20% voor digitale vaste activa. Hiermee worden kosten voor software en apparatuur ter ondersteuning van ‘digitale betalings- en facturatiesystemen’ bedoeld.
Conclusie
E-facturatie wordt hoe dan ook verplicht vanaf 2026. Zo snel mogelijk beginnen met de implementering ervan kan alleen maar voordelen opleveren voor uw bedrijf.
Francky Godderis, Fiduciaire Godderis
