Heel wat kmo’s en start-ups richten vroeg of laat een raad van advies (rva) op, vanuit de terechte overtuiging dat die een inspirerend klankbord kan zijn voor de uitbouw van hun zaak. Alleen blijken heel wat rva’s vaak al te worden opgedoekt nog voor ze daadwerkelijk waardevol konden zijn. Filip Vanderbeken en Stephan Weemaes van VIVES gingen op onderzoek uit en kwamen tot een aantal opvallende conclusies, waarbij de vrijblijvendheid en de psychologische veiligheid van een rva sleutelbegrippen blijken.
Wereldwijd is al veel wetenschappelijk onderzoek gedaan naar het functioneren van raden van bestuur, maar de impact van raden van advies werd amper onderzocht. Het was één van de redenen waarom ondernemer/adviseur/VIVES-lector Filip Vanderbeken en VIVES-onderzoeker/-lector Stephan Weemaes de voorbije maanden uitgebreid onderzoek naar de faal- en succesfactoren van rva’s deden. “In zowat de helft van de gevallen verdwijnen rva’s al binnen de 2 jaar”, aldus Filip Vanderbeken. “Dat intrigeerde ons, want eigenlijk is het zowel voor de onderneming, de adviseurs als de intermediairs die de raad hebben samengesteld, frustrerend dat het vaak zo verloopt. Het format kan erg krachtig zijn als het goed werkt.”
De rol van de bedrijfsleider is cruciaal.
Stephan Weemaes
Wat is, volgens uw onderzoek, de belangrijkste faalfactor van een raad van advies?
Stephan Weemaes: “Om daarop te antwoorden trek ik even de parallel met de raad van bestuur. Een groot verschil met een raad van bestuur, is dat een rva geen beslissingsbevoegdheid of controlerol heeft, enkel een adviesrol. De adviseurs zijn ook niet aansprakelijk voor wat ze adviseren. Bovendien is er geen duidelijk afgebakend kader voor de werking van de rva: het bedrijf beslist zelf of het een rva opricht, hoe vaak die samenkomt, wie erin zetelt, wat er op de agenda staat, of er een verslag wordt opgemaakt, enzovoort. Daardoor heeft de rva van nature een vrijblijvend karakter. Zonder een bewuste inspanning tot formalisering dreigt zo’n raad van advies te vervellen tot een overbodige praatbarak. De bedrijfsleider heeft dus een hele belangrijke rol in het wegnemen van die vrijblijvendheid.”
Waarom kan een raad van advies wel succesvol zijn?
Filip Vanderbeken: “De rva kan een forum zijn waar de ondernemer zich veilig voelt en ongeremd al zijn/haar uitdagingen en zwakheden op tafel kan gooien. De leden van de rva dragen immers normaal geen andere petjes: het zijn idealiter externe, onafhankelijke mensen die met de input van de bedrijfsleiding aan de slag gaan om die concreet vooruit te helpen. Een verkeerd samengestelde rva kan die psychologische veiligheid ernstig impacteren. Het is bijvoorbeeld af te raden om er vrienden, kennissen en familie in op te nemen, omdat het moeilijker is je ziel bloot te geven aan iemand die je kent uit een andere context. Bovendien maakt de persoonlijke relatie het voor die andere persoon ook moeilijker om vrijuit te spreken. Langs beide kanten wordt de psychologische veiligheid dus beknot. Het opnemen van ‘high profile’, klinkende namen als adviseur klinkt goed in theorie, maar zorgt ervoor dat bedrijfsleiders zich vaak wat geïntimideerd voelen en schrik krijgen om domme dingen te zeggen. Dat is meestal onterecht, maar het toont wel aan dat het zeer belangrijk is om bij elke adviseur een veilige klik te voelen.”
Het format kan erg krachtig zijn als het goed werkt.
Filip Vanderbeken
De bedrijfsleider kan de raad van advies dus echt ‘maken of kraken’?
Stephan Weemaes: “Absoluut: de mentaliteit waarmee de bedrijfsleider aan een rva deelneemt, is erg bepalend. Hij moet in de eerste plaats bereid zijn om zich kwetsbaar op te stellen. Als hij geen open kaart speelt, belemmert dat al de mogelijkheden om een gericht advies te kunnen krijgen. De bedrijfsleider en/of het management moeten vooraf ook duidelijke verwachtingen over de rva hebben en de samenstelling van de rva daarop afstemmen. Idealiter wordt een rva gekozen op basis van concrete ambities die de onderneming wil realiseren. Eenmaal die gerealiseerd zijn, kan je de rva-leden die specifiek voor hun advies in die materie zijn gekozen, vervangen door experts wiens tips voor nieuwe doelstellingen nuttig kunnen zijn. Hoe beter gestructureerd en transparanter een rva kan werken, des te groter de kansen op succes.”
Op welke manier gaan jullie met de bevindingen van jullie onderzoek aan de slag?
Filip Vanderbeken: “We hebben er al diverse keynotes over gehouden en gaan daar in de toekomst mee door. Daarnaast zijn we ook bezig om de onderzoeksresultaten te valoriseren in een internationale academische publicatie. We komen tot 6 factoren die aandacht verdienen: vooraf, tijdens de functionele werking van de raad van advies en achteraf. Als bedrijfsleiders rekening houden met die 6 factoren, is er geen enkele reden waarom een rva niét zou werken. Tegelijk moeten we eerlijk zijn: de rva is ook niet het ei van Columbus: er bestaan ook andere adviesformules die heilzaam voor een bedrijf kunnen werken. Welke adviesvorm het meest aangewezen is op welk moment, zal meteen ook het onderwerp van ons vervolgonderzoek zijn.”
In de praktijk
Hoe loopt dat nu in de praktijk, zo’n raad van advies samenstellen?
We laten hieronder 3 bedrijven aan het woord die daar hun specialisatie hebben van gemaakt. Daarna vertellen ook 3 ondernemers over de meerwaarde van hun raad van advies.
Aanbieders aan het woord
We laten hieronder 3 bedrijven aan het woord.
Stella P - “Doelstellingen vooraf duidelijk scherpstellen”
Stella P bestaat 10 jaar en focuste zich in die periode uitsluitend op de samenstelling van raden van advies en raden van bestuur. “Bedrijven zijn er grotendeels zelf verantwoordelijk voor of het al dan niet een succes wordt”, oordeelt Tessa Dugardin, die samen met Julie Desmet Stella P leidt.
“Een raad van advies kan zowel voor grote ondernemingen als kmo’s waardevol zijn”, vindt Tessa Dugardin. “Allerlei redenen kunnen aan de basis liggen om ermee te starten: een generatiewissel, een drang naar groei, de daaruit voortkomende groeipijnen, nood aan een klankbord, et cetera.”
De belangrijkste vraag die ze bij Stella P vooraf afgevinkt willen zien: waarom wil een bedrijf een raad van advies installeren? “Het is iets waar je niet onbezonnen aan begint. Het moet vooraf goed duidelijk zijn wat je precies wil bereiken en welke verwachtingen er over de raad van advies zijn. We onderzoeken vooraf hoe het bedrijf en de organisatie in elkaar zitten en zoeken op basis daarvan naar complementariteit. Eenmaal we in ons netwerk én daarbuiten de juiste mensen hebben geselecteerd, organiseren we gesprekken tussen het management van het bedrijf en die mensen. We zijn ook aanwezig bij de eerste raad van advies en evalueren na 3 à 4 bijeenkomsten hoe het loopt.”
Als een onderneming na verloop van tijd beslist de raad van advies op te doeken, is dat zeker niet altijd te wijten aan het feit dat die rva gefaald zou hebben. “Het kan ook perfect dat het bedrijf zijn doelstelling heeft bereikt, mede met dank aan die raad van advies. We merken intussen dat een groeiend aantal bedrijven een raad van advies wil. Mede daarom hebben we dit jaar een tweede vestiging van Stella P geopend, voor de regio Antwerpen/Limburg. Die wordt geleid door de ervaren onderneemster Annick Maes”, besluit Tessa.
Het moet vooraf goed duidelijk zijn wat je precies wil bereiken en wat je verwachtingen zijn.
Julie Desmet en Tessa Dugardin
Continuitas - “Sterke profielen creëren vertrouwen”
Vanuit zijn passie voor familiaal ondernemerschap, hield Sebastiaan Vanneste in 2017 Continuitas boven de doopvont. “We ondersteunen graag middelgrote familiale kmo’s met groeiambitie bij hun continuïteit en toekomstbestendigheid. Een raad van advies kan in functie daarvan een belangrijke hefboom zijn.”
Bij de samenstelling van een raad van advies kiest Continuitas bij voorkeur voor ondernemers en/of CEO’s met ervaring binnen de context van een familiebedrijf. “We mikken op mensen van hoog niveau, die vanuit hun bewezen succes heel veel waardevolle bagage met zich meebrengen en daardoor ook respect afdwingen. Idealiter hebben de verschillende leden complementaire expertises, die de blinde vlekken die het bedrijf ervaart bij het realiseren van zijn doelstellingen, zo goed mogelijk invullen.”
Sebastiaan raadt ondernemers af om eigenhandig een raad van advies samen te stellen. “Vaak laten ze daar hun accountant en/of bankier in zetelen, maar die zijn niet onafhankelijk en kunnen vaak ook niet de ervaring bijbrengen die vereist is voor de volgende strategische stappen. Ervaren ondernemers kunnen dat wel: zij hebben het pad al bewandeld waarop de familiale kmo zich nu begeeft. In de meeste gevallen is de onderlinge samenwerking, met goede afspraken en methodieken, de ideale formule om het tot een succes te laten uitgroeien. Wij raden ook aan dat één van de externe leden de voorzittersrol op zich neemt.”
De groeiende populariteit van raden van advies heeft onder meer te maken met succesverhalen die de ronde doen. “Vaak zie je ook dat het tijdens een generatiewissel wordt ingevoerd, omdat het jong familiaal talent er tijdens een eerdere werkervaring al de meerwaarde van heeft ingezien en de oudere generatie stimuleert om die hoogwaardige externe input ook een kans te geven.”
Boardplus - “Evaluatie en opvolging bepalend voor boardsucces”
Met meer dan 10 jaar ervaring in het samenstellen van raden van advies & bestuur, hebben Lynn Rambour en Olivier Maes van Boardplus in de afgelopen 2 jaar zo’n 55 onafhankelijke boards geïnstalleerd. “Een goede raad van advies moet onafhankelijk zijn om de bedrijfsleiding eens tegen de schenen te durven schoppen.”
Waar Vlaamse bedrijven vroeger terughoudend waren om met een raad van advies te starten, is er de laatste jaren een duidelijke inhaalbeweging zichtbaar. “De groeiende populariteit komt doordat steeds meer bedrijven de positieve impact ervan ervaren en die delen met collega-ondernemers. Toch worden er vaak fouten gemaakt bij de samenstelling, want dat is een vak apart.” Een goede match tussen bedrijfsleiding en boardmembers is essentieel en gaat verder dan cv’s schuiven. Dat vraagt om maatwerk. “Wij nemen ruim de tijd voor een kennismaking met de potentiële klant. Dat begint doorgaans met een openhartig gesprek waarin het management in alle discretie zijn grootste uitdagingen en ambities op tafel legt. Zonder die klik en wederzijds vertrouwen kunnen we niets betekenen. Op basis van die gesprekken zoeken en interviewen we persoonlijk de geschikte boardmembers, die zich grondig hebben ingelezen, een sterke motivatie tonen, al bepaalde kansen zien en hun toegevoegde waarde kunnen aantonen.”
Na gesprekken met de belangrijkste kandidaten puzzelen de klant en Boardplus samen om een zo complementair mogelijke raad van advies samen te stellen. “Wij zijn ook graag aanwezig bij de eerste bijeenkomst, bieden ondersteuning bij agendabepaling en verslaggeving en evalueren na elke boardmeeting. Opvolging is cruciaal voor de effectiviteit van de raad. Het samenstellen is één aspect van onze verantwoordelijkheid, maar het opvolgen is vaak nog belangrijker en bepaalt de uiteindelijke kwaliteit.”
Ondernemingen getuigen
We laten hieronder 3 ondernemers aan het woord over de meerwaarde van hun raad van advies.
Hanssens Beyond Telecom - “Goede voorbereiding creëert goede feedback”
Hanssens Beyond Telecom werkt sinds een kleine 2 jaar met een raad van advies. “We hadden nood aan een kritische externe blik. De raad van advies durft de vinger op de wonde leggen, waardoor ook de 4 leden van ons managementteam een kritischere blik hebben ontwikkeld”, vertelt zaakvoerder Philippe Hanssens.
“Elk jaar ga ik voor een week in mijn eentje op reis naar Kreta, waar ik de bedrijfsstrategie voor het komende jaar uitschrijf. Die wordt besproken tijdens onze jaarlijkse teambuilding. Ik beschouw dat zo’n beetje als mijn examen”, getuigt Philippe Hanssens. “Na het volgen van een infosessie over raden van advies, leerde ik Herman Hillaert kennen. Hij schotelde me 5 sterke figuren voor, waarvan ik er 3 selecteerde voor onze eigen raad van advies. Zij vormen als het ware mijn nieuwe examinatoren.”
De raad van advies van Hanssens Beyond Telecom kwam sindsdien 6 keer samen. “Je merkt dat het niveau van de meetings in stijgende lijn zit. Dat komt mede dankzij een grondige voorbereiding. Voor elke rva houden we een managementmeeting, waarin we 5 vragen voor onze adviseurs voorbereiden. Tijdens elke raad van advies is telkens iemand van ons managementteam aanwezig. Doordat de rva snel de vinger op de wonde durft leggen, stellen we onze eigen werking meer in vraag. Het is ook erg nuttig dat we, voor heel specifieke vragen, kunnen rekenen op experts uit het netwerk van onze adviseurs.” De evaluatie van 2 jaar samenwerken met een raad van advies, is voor Philippe positief. “Er is een fijne wisselwerking, omdat ik voel dat de adviseurs ook van mij willen bijleren. De rva op zich is zeker een blijver, maar het zou op termijn kunnen dat de samenstelling ervan verandert, in functie van de noden van onze onderneming.”
Phaz - “Je leert out of the box denken”
Bij Phaz is sinds zowat 10 jaar een raad van advies actief. De familie Breemersch heeft er goede ervaringen mee. “Zeker als je elke samenkomst goed voorbereidt, kan je er erg veel uit halen”, vertelt Aline Breemersch.
Aline en broer Louis Breemersch vertegenwoordigen de 5de generatie van dit familiebedrijf, dat zich toelegt op binnen- en buitenzonwering die een gezonde en comfortabele leefomgeving faciliteert door optimaal gebruik te maken van natuurlijk licht en warmte. “We hebben destijds bij Voka het Familiotraject gevolgd om de wissel van de 4de naar de 5de generatie voor te bereiden. Vader Patrick vond dat cruciaal, omdat hij minder goede herinneringen had aan de periode dat hij zelf het roer in handen kreeg. Het is toen dat we de werking van een raad van advies leerden kennen en er zelf een hebben opgestart.” De familie Breemersch komt sindsdien 3 à 4 keer per jaar samen met 2 externe adviseurs, met name Hans Boels (Lybover) en Michel Delfosse (Bel & Bo). “We hebben dat toen zelf in handen genomen. We ervaren het als een toegevoegde waarde dat zij niet uit onze sector komen, omdat zij onze business doorheen een kritische externe bril bekijken en ons telkens dwingen om out of the box te denken. Hun advies is ook van goudwaarde geweest toen wij destijds te horen kregen dat vader, die op dat moment nog heel actief was in de sales, een hersentumor had waaraan hij ook is overleden. Uiteraard had dat een enorme impact op onze organisatie, maar zij hebben ons heel goed begeleid met de strategische planning.”
Aline en Louis overwegen om het concept van de raad van advies in de toekomst anders aan te pakken, maar blijven enthousiaste voorstanders. “Zo’n regelmatig overleg met externe experts zet ons telkens weer op scherp.”
CGK - “Een raad van advies neemt je oogkleppen af”
CGK Group is een familiebedrijf dat instaat voor de veiligheid, gezondheid en bescherming van mens, milieu en infrastructuur. Het management koos al in 2006 om zich te laten bijstaan door een raad van advies.
“Die beslissing kwam er vanuit de ambitie van de 3 vennoten om te professionaliseren. We spreken daarvoor ons eigen netwerk aan en gaan via een vacature op zoek naar de profielen die ons kunnen helpen bij de actuele uitdagingen”, vertelt Tijl Charle, samen met oprichter Geert Denutte en Antoine Willems één van de 3 huidige vennoten. Voor CGK is de raad van advies tot een onmisbaar instrument uitgegroeid. “Zij stellen erg gerichte vragen die gefundeerde antwoorden vereisen. Daarmee aan de slag gaan, creëert ook gemoedsrust. Zo is de rva bijvoorbeeld heel geschikt om een businessplan voor te leggen, dossiers voor cruciale investeringen te helpen voorbereiden, enzovoort. Daarnaast is hun objectieve mening van goudwaarde als er thema’s zijn waarover de vennoten niet helemaal op dezelfde golflengte zitten.
Zo heeft hun inbreng er enkele jaren geleden bijvoorbeeld voor gezorgd dat we op de juiste manier, dankzij voorwaarden die expliciet in de aandeelhoudersovereenkomst stonden vermeld, afscheid konden nemen van een vierde vennoot die een andere mening had over de koers die we in Covid-tijden moesten varen.” “Een mandaat voor een raad van advies geldt bij ons 4 jaar en is eenmaal verlengbaar. Het zijn mensen die volstrekt onafhankelijk zijn en dus ook geen speciale link met één van de vennoten hebben. Momenteel telt onze rva 4 externe leden. We komen 4 keer per jaar samen met de 3 aandeelhouders, waarvan er eentje als voorzitter fungeert. Dat is ook de persoon die de agenda bepaalt en het verslag maakt.”
