FAQ: Europese due diligence-wetgeving (EUDR, CSDDD, FLR)

1. De Commissie meldt dat de benodigde middelen voor de implementatie al gereed zijn, waaronder het IT-systeem TRACES waar bedrijven hun due diligence-verklaringen moeten registreren. Dit systeem is vanaf begin november klaar om registraties te ontvangen en zal in december volledig operationeel zijn. Meer informatie vind je hier.
    
2. De Commissie heeft tevens de methode onthuld die voor het EUDR-risicoclassificatiesysteem zal worden gebruikt. Deze methode zal landen indelen in categorieën van laag, standaard of hoog risico, wat tot doel heeft het due diligence-proces voor marktdeelnemers te vergemakkelijken en bevoegde autoriteiten beter in staat te stellen om naleving te controleren. Met de toegepaste methode zal een overgrote meerderheid van de landen als 'laag risico' worden geclassificeerd. Meer informatie vind je in het guidance document.

• Guidance document - een document dat meer duidelijkheid over de werking van de wet moet geven. Het document is verdeeld in 11 hoofdstukken, en dekt onderwerpen als wettelijke vereisten, de tijdlijn, landbouwgebruik en verduidelijkingen over welke producten onder de verordening vallen. Al deze onderwerpen worden ondersteund door praktijkscenario’s. Ook belangrijke definities, bijvoorbeeld van een operator of het begrip ‘plaatsing op de markt’, worden behandeld. 
•  FAQ - een document met de meestgestelde vragen over de EUDR is bijgewerkt met meer dan 40 nieuwe antwoorden op vragen van verschillende belanghebbenden wereldwijd.
•  Website - is geüpdatet met verschillende nieuwe rubrieken. 

Meer info over EUDR vind je verderop in deze FAQ. 

Due diligence, wat letterlijk 'gepaste zorgvuldigheid' betekent, is een term die vooral bekend is onder accountants en fiscalisten. Het verwijst naar het grondige onderzoek dat vereist is bij fusies of overnames van andere bedrijven. Recentelijk wordt due diligence echter steeds meer geassocieerd met duurzaamheidskwesties en verwijst het naar het proces waarbij bedrijven systematisch en grondig onderzoek doen naar de ESG (evironmental, social & governance) aspecten van de eigen activiteiten en die van de volledige waardeketen. Dit proces helpt bedrijven om potentiële negatieve effecten op mens en milieu te identificeren, te voorkomen en aan te pakken. Het omvat verschillende stappen: 

1. Risico-identificatie en beoordeling: analyse van de potentiële en werkelijke risico's van alle activiteiten binnen de waardeketen. 
2. Preventie en mitigatie: ontwikkeling en implementatie van een strategie om deze risico's te voorkomen of verminderen.
3. Monitoren en rapporteren: monitoring van de effectiviteit van de genomen maatrelen en die ook communiceren.
4. Herstel en compensatie: herstelling en compensatie van geleden schade. 

Een waardeketen of “valuechain” is een keten van activiteiten die leveranciers, klanten en eindgebruikers omvat. Meestal wordt dit opgedeeld in 3 verschillende stadia: 

1. Upstream: Je leveranciers, maar ook de leveranciers van je leveranciers tot aan de producent van de grondstof van het product maken deel uit van de upstream waardeketen. 
2. Own operations: Dit zijn de activiteiten waar je directe controle over hebt zoals de productie van je goederen. 
3. Downstream: Je klanten en de klanten van jouw klanten maken deel uit van de downstream waardeketen, maar ook de retour en de recycling processen moeten in ogenschouw genomen worden. De downstream waardeketen eindigt niet dus niet wanneer het product aan de eindklant verkocht wordt. 

De grootste ESG-risico’s bevinden zich bijna altijd in de waardeketen en niet in de eigen activiteiten: 

• Environmental: De meeste CO2-uitstoot en milieuvervuiling vindt meestal plaats in de upstreamketen waar grondstoffen gewonnen, geraffineerd en verwerkt worden. Dit is traditioneel de meest impactvolle en risicovolle fase van elke waardeketen. 
• Social: Mensenrechten, slavernij, gezondheid en veiligheid, en het betalen van een leefbaar loon zijn onderwerpen die meestal goed geregeld zijn in westerse economieën, waar je eigen activiteiten plaatsvinden. De risico's van negatieve impact op deze sociale onderwerpen zitten meestal in je waardeketen in niet-westerse/lage kosten landen. Hetzij tijdens de ontginnings- en productiefase (upstream), of in de "fase na gebruik" (downstream).
• Governance: Corruptie, omkoping en afzetpraktijken, ... zijn intrinsiek verbonden met zakelijke partnerships, dus met de waardeketen.

Er zijn heel wat redenen waarom je aan de slag zou moeten gaan met due diligence: 

1. Risicobeheer: Door risico's met betrekking tot milieu, mensenrechten en sociale impact te identificeren en aan te pakken, kunnen bedrijven juridische, financiële en reputatieschade voorkomen.
2. Wettelijke en Regelgevende Vereisten: Naarmate wetgeving en regelgeving op het gebied van duurzaamheid strenger worden, helpt due diligence bedrijven te voldoen aan de steeds complexere wettelijke verplichtingen.
3. Marktvraag en Concurrentievoordeel: Consumenten en zakelijke klanten eisen steeds vaker verantwoorde en duurzame producten en diensten. Due diligence kan helpen om aan deze vraag te voldoen en een concurrentievoordeel te behalen.
4. Investeerders en Financiering: Investeerders en financiers letten steeds meer op de duurzaamheidspraktijken van bedrijven. Due diligence kan de toegang tot kapitaal vergemakkelijken en het vertrouwen van investeerders versterken.
5. Reputatie en Merkwaarde: Een sterke focus op duurzaamheid kan de reputatie van een bedrijf verbeteren, klantloyaliteit vergroten en bijdragen aan een positief merkimago.
6. Verantwoordelijkheid en Ethiek: Door due diligence toe te passen, kunnen bedrijven hun ethische verantwoordelijkheden nakomen en bijdragen aan een positieve sociale en milieu-impact.

De OESO due diligence leidraad voor maatschappelijk verantwoord ondernemen wordt aanzien als het internationale basiswerk voor het opstellen van een due diligence systeem. Het wordt vaak gebruikt als basis voor het opstellen van nationale of internationale wetgeving. De leidraad biedt een gedetailleerd kader dat bedrijven helpt bij het opstellen van een due diligence systeem. Het omvat deze stappen: 

Stap 1: Integreer maatschappelijk verantwoord ondernemen in beleid en managementsystemen

Stap 2: Identificeer en beoordeel risico’s

De risicochecker – tool die een beeld geeft over de risico's in bepaalde landen of sectoren. 

Stap 3 & 4: Stop, voorkom, of beperk risico’s & monitor praktische toepassing & resultaten

Stap 5: Communiceer hoe risico’s worden aangepakt

Stap 6: Zorg voor herstelmaatregelen of werk hieraan mee 

Het volgen van deze zes stappen is niet voldoende om te voldoen aan de Europese wetgeving. Het is een uitstekende basis voor het opstellen van een due diligence systeem, maar elke wetgeving heeft nog bijkomende specifieke verplichtingen (zie verder). 

Een overzicht van bronnen die kunnen helpen bij het opstellen van een due diligence systeem:

1. OESO leidraad – dit is een basiswerk gepubliceerd voor het opstellen van een due diligence stelsel. Op deze richtlijn zijn de due diligence verplichtingen van CSDDD gebaseerd.
2. Sector specifieke leidraden – handleidingen specifiek voor kledingsector, landbouw, mijnbouw, … 
3. Nationale contactpunt – elk land die de OESE richtlijnen heeft onderschreven heeft een contactpunt om ondernemers hierin bij te staan. 
4. Due diligence toolbox – deze toolbox biedt handvaten om praktisch aan de slag te gaan met opstellen van een zorgvuldigheidsstelsel. 
5. Risicochecker – deze tool geeft je een beeld van risico’s in een land of sector. Hierdoor kan je gericht een plan van aanpak opstellen. 
6. Leidraad duurzaam internationaal ondernemen – een algemene handleiding over duurzaamheid binnen internationaal ondernemen. 
7. SER leidraad – bijkomende theoretische en praktische informatie over due diligence systemen.

De Regulation on Deforestation-free products (EUDR) verbiedt vanaf 30 december 2024 de verkoop van, de invoer naar en uitvoer uit de EU van hout, rubber, runderen, cacao, koffie, oliepalm, soja en specifieke afgeleide producten BEHALVE als ze voldoen aan onderstaande voorwaarden:  

   1.Ontbossingsvrij zijn  

'Ontbossingsvrij' betekent dat relevante producten bestaan uit of zijn gevoederd met relevante grondstoffen die zijn geproduceerd in gebieden waar na 31 december 2020 geen ontbossing heeft plaatsgevonden.

    2.  In overeenstemming zijn met lokale wetgeving  

De EUDR vereist overeenstemming met de relevante sociale - en milieuwetgeving van het land van productie zoals bijvoorbeeld grondgebruiksrechten, milieubeschermingsrechten, arbeidsrechten, … .  

    3. Vergezeld zijn van een zorgvuldigheidsverklaring

Voor elke zending zal een zorgvuldigheidsverklaring moeten opgesteld worden. Met het indienen van deze verklaring geef je aan dat jouw bedrijf aan bovenstaande vereisten voldoet.  

Door de implementatie van een zorgvuldigheidsstelsel kunnen bedrijven aantonen dat hun producten vrij zijn van ontbossing en in lijn zijn met lokale wetgeving. Hoe je zo’n zorgvuldigheidsstelsel opstelt en wat een zorgvuldigheidsverklaring inhoudt vind je verderop in deze FAQ. 

 De EUDR richt zich op grondstoffen die als voornaamste oorzaken van ontbossing en aantasting van bossen worden beschouwd:

• Vee  
• Cacao
• Koffie  
• Palmolie
• Rubber
• Soja  
• Hout  

Naast deze 7 grondstoffen vallen ook veel afgeleide producten van deze grondstoffen onder EUDR.  Voorbeelden zijn: vleesproducten, leer, chocolade, koffie, palmnoten, palmolie-derivaten, glycerol, producten van natuurlijk rubber, sojabonen, sojameel en -olie, brandhout, houtproducten, pulp en papier, gedrukte boeken, …). Een volledige lijst van de producten die vallen onder EUDR vind je in bijlage 1 van de verordening. Deze grondstoffen en producten worden in het vervolg de “relevante grondstoffen” en “relevante producten” genoemd.  

EUDR is van toepassing op goederen die zijn geproduceerd op of na 29 juni 2023 (met uitzondering van hout en houtproducten, die worden gedekt als ze vóór die datum zijn geproduceerd en vanaf 31 december 2027 op de EU-markt worden gebracht).  

1. Producten met een GN-code die niet in bijlage 1 staan. Ook niet als ze grondstoffen bevatten die wel binnen EUDR vallen en ook niet als ze mogelijk onderdelen of elementen bevatten die zijn afgeleid van goederen die wel onder EUDR vallen. Zoals bijvoorbeeld auto's met leren stoelen. Daarnaast is deze verordening ook niet van toepassing op goederen die volledig zijn geproduceerd uit materiaal dat zijn levenscyclus heeft voltooid en anders als afval zou zijn weggegooid. 
2. Relevante grondstoffen en producten die onder andere douaneregelingen vallen dan de 'overgang naar het vrije verkeer' (zoals douane-entrepots, actieve veredeling, tijdelijke invoer of doorvoer), worden niet beschouwd als op de markt gebracht volgens de EUDR en vallen daarom buiten de reikwijdte van deze verordening.
3. Verpakkingsmateriaal en handleidingen van ingevoerde goederen vallen niet onder de EUDR. Verpakkingsmateriaal dat op de markt wordt gebracht als product op zichzelf, valt wel onder EUDR. 

Alle bedrijven die handelen in relevante grondstoffen en producten vallen onder de EUDR. De Europese Commissie maakt wel een onderscheid in verplichtingen tussen enerzijds marktdeelnemers en anderzijds handelaren en tussen kleine en middelgrote ondernemingen (KMO's) en niet-KMO's.

Wat is een marktdeelnemer? 

Een marktdeelnemer is een onderneming die in het kader van een commerciële activiteit (distributie, voor verwerking of voor gebruik binnen de eigen onderneming) relevante producten of grondstoffen voor het eerst in de Unie op de markt brengt OF exporteert buiten de EU.  

Wat is een handelaar? 

Een handelaar is een andere onderneming in de toeleveringsketen dan de marktdeelnemer die in het kader van een handelsactiviteit relevante producten of grondstoffen verhandelen die al op de Europese markt zijn gebracht. Dit betekent dat het betreffende product of de betreffende grondstof fysiek aanwezig moet zijn in de EU, hetzij door in de EU te zijn geoogst of geproduceerd, hetzij door te zijn geïmporteerd in de EU en onder de douaneregeling 'overgang naar het vrije verkeer' te zijn geplaatst. 

Wat is een KMO?  

Een kmo (kleine of middelgrote onderneming) is een zelfstandige onderneming met minder dan 250 werknemers én met een jaaromzet van maximaal 50 miljoen euro óf een balanstotaal van maximaal 43 miljoen euro.

De Nederlandse autoriteit heeft een handige tool gemaakt om te bepalen of je al dan niet onderhevig bent aan EUDR en welke verplichtingen daarmee gepaard gaan. 

Als je een marktdeelnemer of handelaar en geen KMO bent heb je onderstaande verplichtingen:  

• Opzetten van een zorgvuldigheidsstelsel (due diligence)
• Indienen van een zorgvuldigheidsverklaring  
• Jaarlijks communiceren over het zorgvuldigheidsstelsel
• Aanstellen van een compliance manager  
• Selecteren van een onafhankelijke auditor die belast is met de verificatie van de strategie, controles en procedures die worden gebruikt om de risico’s te beheersen.

Als je een marktdeelnemer en een KMO bent heb je onderstaande verplichtingen: 
Een marktdeelnemer die een KMO is, dient enkel een zorgvuldigheidsstelsel op te zetten als er nog geen is uitgevoerd voor de betrokken producten. Als er al een zorgvuldigheidsprocedure is uitgevoerd dan is het voldoende om te verwijzen naar de zorgvuldigheidsverklaring van de leverancier. 

Als je een handelaar en een KMO bent heb je onderstaande verplichtingen: 
Een handelaar die KMO is, is niet verplicht om een zorgvuldigheidsprocedure uit te voeren en hoeft ook geen zorgvuldigheidsverklaring in te dienen. Enkel onderstaande gegevens moeten 5 jaar bewaard worden:

• De contactgegevens van uw leveranciers en de referentienummers van hun zorgvuldigheidsverklaringen;  
• De contactgegevens van uw klanten  

Meer informatie hieromtrent vind je in hoofdstuk 2 van de verordening.    

De Nederlandse autoriteit heeft een handige tool gemaakt om te bepalen of je al dan niet onderhevig bent aan EUDR en welke verplichtingen daarmee gepaard gaan. 

Het doel van dit due diligence systeem is om aan te tonen dat de geïmporteerde goederen vrij zijn van ontbossing en voldoen aan de lokale wetgeving. Tot op heden zijn de beloofde richtlijnen voor het naleven van de due diligence vereisten door de EU nog niet verstrekt waardoor onduidelijk blijft wat precies van bedrijven wordt verwacht. We zullen je informeren zodra deze beschikbaar zijn.

In de EUDR-verordening worden de volgende stappen beschreven:

  1.Verzamen van informatie over de herkomst van het product 

Ondernemingen zijn verplicht de volgende informatie te verzamelen: een beschrijving van het product, de hoeveelheid, het land van productie, informatie over klant en leverancier, bewijs dat de producten ontbossingsvrij zijn, en bewijs dat de producten in overeenstemming met de wetgeving van het land van productie zijn geproduceerd. Daarnaast moet je ook beschikken over de geografische coördinaten van de percelen waarop de goederen zijn geproduceerd. Dit moet elke ook keer aangegeven worden bij het indienen van de zorgvuldigheidsverklaring. 

   2. Inschatten van de risico

Als de informatie is verzameld, dient die geanalyseerd en beoordeelt te worden. Bij de inschatting van de risico’s moet onder andere rekening gehouden worden met onderstaande criteria: 

• De risicoclassificatie van het land van productie (dit systeem is nog in opmaak) 
• De aanwezigheid van bossen 
• De aanwezigheid van inheemse volkeren 
• De mate van ontbossing of bosdegradatie 
• Nationale kwesties zoals corruptie, fraude, mensenrechtenschendingen, de complexiteit van de toeleveringsketen en de antecedenten van leveranciers op het gebied van niet-naleving.

  3. Nemen van maatregelen om risico te verminderen 

Als uit het onderzoek en de risicobeoordeling blijkt dat er risico’s zijn in de toevoerketen, moet je passende en evenredige risicobeperkte maatregelen nemen. Je kan bijvoorbeeld aanvullende informatie of documenten opvragen, controles ter plaatse uitvoeren, aankopen van gecertificeerde producten … . Indien het niet haalbaar is om aanvullende maatregelen te treffen, dan kan je de producten of grondstoffen niet importeren zonder een aanzienlijk risico te lopen dat er problemen zijn met de legaliteit.

4. Monitoren en communiceren

Dit stelsel van zorgvuldigheidseisen is dynamisch en moet jaarlijks worden herzien en aangepast op basis van veranderende ervaringen en omstandigheden. Afhankelijk van de grootte van het bedrijf moet dit jaarlijks openbaar worden gemaakt, bijvoorbeeld als onderdeel van het publieke jaarverslag. Alle informatie die verband houdt met het zorgvuldigheidsstelsel moet vijf jaar worden bewaard en bij controle aan inspecteurs worden overhandigd.

Meer informatie hierover vind je hier. 

Marktdeelnemers kunnen een vereenvoudigde zorgvuldigheidsprocedure volgen, waarbij ze niet alle regels voor risicobeoordeling en risicobeperkende maatregelen hoeven te volgen. Dit geldt onder de voorwaarde dat zij kunnen aantonen dat de grondstoffen en producten die zij verhandelen of exporteren afkomstig zijn uit landen of regio's die als laag risico worden beschouwd. Indien het geval moeten zij enkel op verzoek van de bevoegde autoriteit kunnen aantonen dat er een zeer klein risico is op omzeiling of vermenging met producten van onbekende oorsprong, of met producten uit landen die als hoog of standaardrisico worden beschouwd. Meer duiding over hoe dat concreet moet gebeuren moet nog volgen. 

Het risicoclassificatiesysteem is momenteel in opmaak. De Europese Commissie heeft in zijn guidance document de methodologie uitgelegd en daaruit blijkt dat de meeste landen in de categorie met een laag risico zullen vallen. Meer informatie vind je in het guidance document. 

Vanaf de implementatie van de EUDR (30/12/2024) moet elke zending (import, handel in de EU en export) vergezeld gaan van een zorgvuldigheidsverklaring. EUDR-producten die intra-EU worden verhandeld worden moeten ook door een zorgvuldigheidsverklaring gedekt zijn. Met deze verklaring bevestig je dat je aan alle EUDR-eisen voldoet en dat er geen of een verwaarloosbaar risico op ontbossing is bij de geïmporteerde producten. 

Verplichte informatie: 

• Informatie producent (naam, adres en EORI indien van toepassing)
• Informatie product (GN-code, handelsnaam, wetenschappelijke naam, hoeveelheid in handel te brengen of uit te voeren product)  
• Voor marktdeelnemers die verwijzen naar een bestaande zorgvuldigheidsverklaring het referentienummer van die zorgvuldigheidsverklaring. 
• De geolocatie van alle percelen waar de relevante grondstoffen zijn geproduceerd.  Dit kan gedaan worden door een GeoJson-bestand up te loaden, in TRACES coördinaten op te geven, of de locaties op een kaart in te tekenen. Meer informatie vind je hier. 

Deze verklaringen maak je in het Deforestation Due Diligence Register. Dit register wordt een nieuwe functie binnen het bestaande Europese systeem TRACES. In TRACES kun je jouw verklaringen aanmaken, bekijken en bijhouden. Op een dashboard kun je bijvoorbeeld de status van een aanvraag volgen en zien dat jouw aanvraag is verwerkt. Bedrijven verderop in de keten, zoals handelaren, kunnen verwijzen naar jouw verklaring. Bedrijven die veel en vaak zorgvuldigheidsverklaringen indienen kunnen straks een API-koppeling maken met hun eigen computersysteem. Hierdoor komen de gegevens direct in TRACES. Vraag uw softwareleverancier hiernaar.

Voor het indienen van de zorgvuldigheidsverklaringen kan er ook beroep gedaan worden op derde partijen. 

Meer informatie hierover vind je hier. Houd er wel rekening mee dat nog niet precies bekend is hoe alles er straks uitziet. 

De handhaving in België gebeurt door de FOD Volksgezondheid. Federale inspecteurs krijgen op verzoek toegang tot de informatie die bedrijven verstrekken in het kader van het zorgvuldigheidsstelsel, met inbegrip van informatie over de procedures voor risicobeoordeling en risicobeperking. 

Voor de controles wordt een risico-gebaseerde aanpak gehanteerd. Hierbij wordt de vastgestelde risicoclassificatie (wat nog in ontwikkeling is) van de exportlanden als uitgangspunt genomen: 

• 1% import/export uit laag-risicolanden
• 3% import/export uit standaard-risicolanden
• 9% import/export uit hoog-risicolanden, waarbij 9% van het volume uit deze hoog-risicolanden

Indien niet voldaan aan de wettelijke vereisten zijn er sancties zoals boetes (maximaal 4% van de Europese omzet), verbeurdverklaring van producten of inkomsten, uitsluiting van toeleveringsprocessen, uitsluiting van aanbestedingsprocedures en uitsluiting van overheidsfinanciering mogelijk. 

Meer informatie hierover vind je hier.

30 december 2024: voor grote en middelgrote ondernemingen.

30 juni 2025: voor kleine en micro-ondernemingen (bedrijven met minder dan 50 VTE en een omzet van minder dan 10 miljoen euro of een balanstotaal van minder dan 10 miljoen euro)

!!De Europese Commissie heeft een voorstel ingediend om de EUDR met 1 jaar uit stellen. Voor grote en middelgrote ondernemingen ligt de deadline dan op 30 december 2025 en voor kleine en micro-ondernemingen op 30 juni 2026!!

Bronnen: 

• Guidance document
• FAQ EUDR 
• Website EU 
• Belgische bevoegde autoriteit 
• Nederlandse bevoegde autoriteit 
• Tool om te bepalen of je in scope bent 
• Wettekst EUDR 

Na langdurige onderhandelingen heeft de Europese Raad op 24 mei 2024 de Corporate Sustainability Due Diligence Directive (CSDDD) formeel goedgekeurd. De richtlijn is op 5 juli 2024 gepubliceerd in het Publicatieblad en treedt in werking op 25 juli 2024. Lidstaten van de EU krijgen vervolgens twee jaar de tijd om de CSDDD om te zetten in nationale wetgeving.

Deze Europese richtlijn verplicht (zeer grote) bedrijven om verantwoordelijkheid te nemen voor de impact van hun activiteiten op mens en milieu, zowel binnen als buiten de EU. De richtlijn heeft als doel bedrijven te verplichten om mensenrechten en milieunormen te respecteren in hun gehele waardeketen, van grondstoffenwinning tot eindproduct, inclusief de actviteiten van alle leveranciers en hun zakenpartners.

De verplichting geldt voor grote bedrijven die in één van onderstaande categorieën vallen:

• EU-bedrijven met meer dan 1000 werknemers en een netto wereldwijde omzet van ten minste €450 miljoen  
• Niet-EU-bedrijven met een omzet van ten minste €450 miljoen gegenereerd op de Europese markt
• Ultieme moederbedrijf van een grote groep die op basis van geconsolideerde cijfers in een van de bovengenoemde categorieën zou vallen.  
• Bedrijven met een franchise- of licentiemodel waarvan de royalty’s meer bedroegen dan €22,5 miljoen en als het bedrijf, individueel of op geconsolideerde basis als het uiteindelijke moederbedrijf van een groep, een netto wereldwijde omzet van meer dan €80 miljoen heeft genereerd.  

Voor kmo's is het belangrijk om te begrijpen dat ze niet buiten de impact van deze evolutie vallen, ook al vallen ze formeel buiten de CS3D-richtlijn. De roep om meer transparantie in toeleveringsketens gaat veel verder, en grote bedrijven zullen deze verwachtingen en verantwoordelijkheden doorgeven aan hun leveranciers. 

Natuurlijk is het niet de bedoeling dat kleine lokale bedrijven zoals een dorpswinkel of bakker aan dergelijke vereisten moeten voldoen. Due diligence speelt vooral een rol in B2B-relaties waarbij kleine ondernemingen leveren aan grotere bedrijven. Dit geldt vooral in sectoren zoals de maakindustrie, voeding, technologie en kleding. In de dienstensector is het voorlopig minder van toepassing. Hoewel we due diligence vaak verbinden met internationale handel in producten zoals koffie, chocolade of metalen zoals kobalt en goud, is het net zo relevant in sectoren als transport, schoonmaak en de bouw, waar complexe ketens van onderaannemers veel uitdagingen met zich meebrengen.

Bedrijven die onder CSDDD hebben twee belangrijke verplichtingen: 

1. Bedrijven zullen een due diligence systeem moeten uitwerken waarbij ze hun eigen negatieve impact - en die van dochterondernemingen en partners in de volledige waardeketen - op mensen(rechten) en het klimaat, moeten identificeren, beoordelen, voorkomen, beperken, beëindigen of verhelpen.
2. Een klimaatplan opstellen waarbij ervoor moet gezorgd worden dat het bedrijfsmodel en de strategie van het bedrijf compatibel zijn met het beperken van de opwarming van de aarde tot 1,5°C in lijn met het Akkoord van Parijs en met het doel om klimaatneutraliteit te bereiken. 

Deze due diligence verplichtingen zijn gebaseerd op en komen dus in hele grote lijnen overeen met de OESO-richtlijnen. Daarnaast heeft de OESO ook voor verschillende sectoren zoals (landbouw, kleding, mijnbouw, ... ) specifieke due diligence richtlijnen opgesteld. Bij gebrek aan extra praktische richtlijnen van de Europese Commissie vormen deze basiswerken een uitstekend vertrekpunt voor wie aan de slag wil met due diligence. Meer praktische handvaten rond due diligence zijn hier te vinden. 

Op basis van de wettekst zijn hieronder de 8 stappen uiteengezet voor het opstellen van een due diligence-beleid. Bij elke stap staat het desbetreffende artikel vermeld. We raden aan om zeker ook eens door de wettekst te gaan. 

1.Integratie van due diligence in beleidsprocessen (Art. 5 & 7)

Bedrijven moeten een op risico gebaseerde zorgvuldigheidsprocedure integreren in hun bedrijfsbeleid. Dit omvat het aannemen en jaarlijks bijwerken van een due diligence-beleid dat de benadering van de onderneming beschrijft, inclusief een gedragscode die de regels en principes van de onderneming vastlegt, en specificeert welke processen worden toegepast voor due diligence.

2. Identificatie en prioritering van nadelige effecten (Art. 8 & 9)

Bedrijven moeten passende maatregelen nemen om nadelige effecten op mensenrechten en het milieu te identificeren en te prioriteren. Als onderdeel van dit identificatieproces moeten bedrijven in gesprek gaan met belanghebbenden die mogelijk gevolgen ondervinden van de activiteiten van het bedrijf. 

De plicht om due diligence uit te voeren strekt zich uit tot de keten van activiteiten van het bedrijf. Dit omvat zowel de upstream- als de downstreamactiviteiten van de onderneming. Dochterondernemingen en zakelijke relaties moeten ook worden opgenomen in het due diligence-proces.

Identificatie moet plaatsvinden vóór een nieuwe activiteit of relatie, vóór belangrijke operationele beslissingen of veranderingen, als reactie op of anticipatie op veranderingen in de operationele omgeving, en periodiek (ten minste jaarlijks) tijdens de levensduur van een activiteit of relatie. 

Bedrijven moeten zakelijke partners met een hoger niveau van risk identificeren en de bedrijfsmodellen en strategieën van hun zakelijke relaties evalueren. Het due diligence-proces is gebaseerd op risk: de mate van due diligence moet in verhouding staan tot de ernst en waarschijnlijkheid van een negatieve impact. Als het niet haalbaar is om alle geïdentificeerde negatieve impacts in één keer en in hun volledige omvang te voorkomen, beperken, elimineren of minimaliseren, moeten bedrijven prioriteit geven aan negatieve impacts op basis van ernst en waarschijnlijkheid.

3. Voorkomen of stoppen van daadwerkelijke en potentiële nadelige effecten (Art. 10 & 11)

Ondernemingen moeten passende maatregelen nemen om de geïdentificeerde potentiële negatieve effecten van haar activiteiten te voorkomen of te beperken. In voorkomend geval worden de volgende maatregelen verlangd:

(a) een preventief actieplan ontwikkelen en uitvoeren, met redelijke en duidelijk omschreven tijdschema's voor maatregelen en kwalitatieve en kwantitatieve indicatoren;

b) contractuele garanties verkrijgen van directe zakelijke partners (cascadeovereenkomst), zodat compliance met de Gedragscode en, indien nodig, een preventief actieplan wordt gewaarborgd;

c) de nodige financiële of niet-financiële investeringen doen in bijvoorbeeld management- of productieprocessen en infrastructuur;

(d) gerichte en evenredige steun verlenen aan een kleine of middelgrote onderneming (kmo) die een zakenpartner van de onderneming is, indien compliance met de Gedragscode of het Preventief Actieplan de levensvatbaarheid van de kmo in gevaar zou brengen;

e) samenwerken met andere entiteiten om, onder andere, de bedrijven beter in staat te stellen de negatieve gevolgen te voorkomen of te beperken, vooral wanneer geen enkele andere maatregel doeltreffend is.

4. Zorgen voor herstel voor feitelijke negatieve effecten (Art. 12)

Als een bedrijf een feitelijk negatief effect heeft veroorzaakt of mede heeft veroorzaakt, moet het herstelmaatregelen aanbieden. Als het uitsluitend door de zakenpartner van het bedrijf is veroorzaakt, kan het bedrijf vrijwillige herstelmaatregelen aanbieden en/of gebruikmaken van zijn vermogen om de zakenpartner te beïnvloeden om herstel mogelijk te maken.

5. Betekenisvolle samenwerking met belanghebbenden (Art. 13)

Belanghebbenden moeten worden betrokken bij de bovengenoemde due diligence-stappen. Bij het raadplegen van belanghebbenden moeten ondernemingen belemmeringen voor betrokkenheid zoveel mogelijk wegnemen en ervoor zorgen dat deelnemers niet het slachtoffer worden van vergelding of represailles, onder meer door vertrouwelijkheid of anonimiteit te waarborgen. Bedrijven kunnen aan deze verplichtingen voldoen door middel van sectorale of multistakeholderinitiatieven, met uitzondering van het raadplegen van hun eigen werknemers en hun vertegenwoordigers.

6. Een kennisgevingsmechanisme en klachtenprocedure instellen en handhaven (Art. 14) 

Bedrijven zijn verplicht om een effectieve klachtenprocedure op te zetten die toegankelijk is voor (rechts)personen, NGO's en vakbonden. Dit stelt hen in staat om klachten in te dienen wanneer zij legitieme zorgen hebben over (potentiële) mensenrechtenschendingen en negatieve effecten van het bedrijf op het milieu.

7. Toezicht op de doeltreffendheid van het beleid en de maatregelen inzake zorgvuldigheidseisen (Art. 15)

Bedrijven moeten periodiek de effectiviteit beoordelen van hun beleid en maatregelen voor de identificatie, preventie, beperking, stopzetting en vermindering van de omvang van negatieve effecten. Dergelijke beoordelingen moeten ten minste eenmaal per jaar worden uitgevoerd. En ook wanneer er een belangrijke verandering heeft plaatsgevonden in de keten van activiteiten of wanneer er redelijke gronden zijn om aan te nemen dat er nieuwe risico's kunnen ontstaan met betrekking tot negatieve effecten. Ondernemingen moeten hun due diligence-beleid aanpassen aan de resultaten van de beoordeling.

8. Openbaarmaking van informatie over passende zorgvuldigheidseisen (Art. 16)

Bedrijven zullen verplicht zijn om jaarlijks op hun website het gebruikte due diligence-proces en de resultaten ervan te publiceren. EU-bedrijven die onder Richtlijn 2013/34/EU vallen, moeten verslag uitbrengen in het jaarverslag. Communiceren over de bedrijfsactiviteiten en de gebruikte due diligence-benadering is van cruciaal belang om geloofwaardig te blijven voor de buitenwereld (met name richting direct betrokken partijen en belanghebbenden). Bedrijven moeten aantonen dat en hoe ze due diligence uitvoeren en wat de resultaten zijn.

Deze due diligence verplichtingen zijn gebaseerd op en komen dus in hele grote lijnen overeen met de OESO-richtlijnen. Daarnaast heeft de OESO ook voor verschillende sectoren zoals (landbouw, kleding, mijnbouw, ... ) specifieke due diligence richtlijnen opgesteld. Bij gebrek aan extra praktische richtlijnen van de Europese Commissie vormen deze basiswerken een uitstekend vertrekpunt voor wie aan de slag wil met due diligence. Meer praktische handvaten rond due diligence zijn hier te vinden. 

Een tweede belangrijke verplichting binnen de CSDDD is het opstellen van een klimaattransitieplan, zoals beschreven in artikel 22 van de wet. Dit plan kan worden opgedeeld in vier hoofdfasen:

1. Vaststellen van tijdsgebonden doelstellingen

   Doelstellingen voor 2030 en stappen van vijf jaar tot 2050, gebaseerd op wetenschappelijk bewijs en absolute emissiereductiedoelstellingen voor scope 1, 2 en 3.

2. Beschrijving van de ontkolingshefbomen

   Acties die gepland zijn om de tijdsgebonden doelen te bereiken. Dit kan onder andere aanpassingen in het product- en dienstenportfolio, het gebruik van nieuwe technologieën en veranderingen in de waardeketen omvatten.

3. Kwantificeren van investeringen en financiering

   Uitleg en kwantificering van investeringen en financiering, met verwijzing naar KPI's van de Taxonomie, uitgelijnd met CapEx en waar relevant de investeringsplannen.

4. Identificeren van management- en toezichthoudende organen

   Beschrijving van de rol van de administratieve, management- en toezichthoudende organen met betrekking tot het Klimaattransitieplan.

Neen, in het vorige akkoord was er een uitzondering op de omzet/groottevereisten opgenomen, waardoor bedrijven die niet aan bovenstaande drempels voldeden, maar die actief waren in bepaalde hoogrisicosectoren, toch onder CSDDD vielen. De huidige overeenkomst omvat enkel een bepaling waarbij de Commissie 6 jaar na de datum waarop CSDDD van kracht wordt, moet beoordelen of er toch een sector-specifieke benadering voor hoogrisicosectoren moet worden opgenomen. 

Naast de eigen activiteiten en die van de dochterondernemingen zal het bedrijf ook verantwoordelijk zijn voor de activiteiten van directe en indirecte zakenpartners.  

De verplichtingen hebben betrekking op onderstaande delen van de waardeketen:

• De upstream-waardeketen, dat wil zeggen, de productie van goederen of het leveren van diensten door het bedrijf, inclusief het ontwerp, de extractie, de sourcing, de fabricage, het transport, de opslag en de levering van grondstoffen, producten of onderdelen van de producten en de ontwikkeling van het product of de dienst.
• Sommige delen van de downstream-waardeketen, dat wil zeggen, de distributie, het transport en de opslag van een product, waarbij de zakenpartners die activiteiten uitvoeren voor het bedrijf of namens het bedrijf, met uitzondering van de distributie, het transport en de opslag van producten die onderworpen zijn aan exportcontrole (bijv. wapens)

CSDDD gaat van kracht vanaf 2027 voor:

• EU-bedrijven met meer dan 5000 werknemers en 1500 miljoen omzet  
• Niet-EU Bedrijven met een Europese omzet van minstens 1500 miljoen euro  

CSDDD gaat van kracht vanaf 2028 voor:

• EU-bedrijven met meer dan 3000 werknemers en minstens 900 miljoen euro omzet  
• Niet-EU Bedrijven met een Europese omzet van minstens 900 miljoen euro  

CSDDD gaat van kracht vanaf 2029 voor:

• EU-bedrijven met meer dan 1000 werknemers en 450 miljoen euro omzet  
• Niet-EU bedrijven met een Europese omzet van minstens 450 miljoen euro 

De Europese Commisie zal een bevoegde nationale autoriteit (een ministerie van de lidstaat) aanstellen die de handhaving en het opleggen van sancties op zich zal nemen. Aangezien de wetgeving nog maar pas is goedgekeurd en de aanstelling van die bevoegde autoriteit dus nog moet gebeuren is er nog geen zicht op hoe de concrete handhaving in zijn werk zal gaan en wat de sancties zullen zijn. 

De verordening zegt echter wel dat de opgelegde sancties effectief, evenredig en afschrikwekkend moeten zijn en zowel financiële straffen als "naming and shaming"-maatregelen moeten omvatten. Lidstaten zouden bij non-compliance boetes kunnen opleggen van maximaal 5% van de netto wereldwijde omzet. Bovendien biedt de CSDDD-mogelijkheden voor civiele handhaving of “civil liability”, waarbij bedrijven die onder de reikwijdte van de richtlijn vallen, aansprakelijk zullen zijn voor schade veroorzaakt door het niet nakomen van hun verplichtingen onder de CSDDD.  

1. CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive):

• Onder de CSRD moeten bedrijven processen implementeren om nauwkeurig informatie te verzamelen voor rapportagedoeleinden.
• De European Sustainability Reporting Standards (ESRS) stellen regels vast die bedrijven helpen effectief te rapporteren over duurzaamheid en belangrijke risico-objectieven (IRO's). Dit verplicht geen specifiek gedrag, maar richt zich op wat bedrijven moeten weten en rapporteren.

2. CS3D (Corporate Sustainability Due Diligence Directive):

• Het due diligence-proces onder CS3D is ontworpen om nadelige effecten in de hele waardeketen van een bedrijf te identificeren.
• Zodra een bedrijf inzicht heeft verworven in de IRO’s in zijn waardeketen, zowel met betrekking tot mensen als milieu, kan het een due diligence-framework opstellen om de geïdentificeerde nadelige effecten aan te pakken.

Samenvattend: CSRD richt zich op het verzamelen en rapporteren van duurzaamheidsinformatie, terwijl CS3D bedrijven helpt om nadelige effecten in hun waardeketen te identificeren en aan te pakken.

Van zodra de Corporate Sustainability Due Diligence Directive (CSDDD) geformaliseerd is, krijgen Europese lidstaten twee jaar de tijd om deze om te zetten in hun nationale wetgeving. Ookal lijkt dat nog ver weg, raden we bedrijven aan om zich nu al voor te bereiden door onderzoek te doen naar je waardeketen en na te gaan welke interne beleidsprocessen en bestuursregelingen al van kracht zijn rond mensenrechten en milieu. 

Daarnaast is het ook aan te raden om de OESO-richtlijnen rond due diligence door te nemen aangezien ze als basis hebben gediend voor het opstellen van de zorgvuldigheidsverplichtingen van CSDDD. De Nederlandstalige versie van de OESO-richtlijnen vind je hier. De OESO heeft ook sectorspecifieke richtlijnen (landbouw, kleding, mijnbouw, ... ) opgesteld. 

Interessante links: 

• Website Europese Commissie CSDDD 
• Wettekst CSDDD 
• FAQ CSDDD 
• OESO-due diligence richtlijnen 

De 'Forced Labour Regulation', afgekort FLR, verbiedt bedrijven om producten die zijn vervaardigd met dwangarbeid te importeren of verkopen op de Europese markt of vanuit de Europese markt te exporteren.  Met deze wetgeving beoogt de EU de strijd tegen dwangarbeid te intensiveren en verantwoorde bedrijfspraktijken te bevorderen. 

De Europese Commissie definieert dwangarbeid door te verwijzen naar de definitie die het “International Labour organization” (ILO) hanteert, zijnde: “alle arbeid of dienst die wordt opgelegd aan een persoon onder dreiging van een straf en/of waarvoor de persoon zich niet vrijwillig heeft aangeboden”. Het verwijst naar situaties waarin personen worden gedwongen te werken door middel van geweld of intimidatie, of door meer indirecte middelen zoals gemanipuleerde schulden, het vasthouden van identiteitspapieren of dreigementen van aangifte bij immigratieautoriteiten.  

Het verbod is van toepassing op elk product waarbij dwangarbeid wordt gebruikt en dat in gelijk welke fase van de toeleveringsketen van het product. Dit omvat de winning, oogst, productie, fabricage, bewerking of verwerking van elk onderdeel van het product. Producten die aangeboden worden op online platformen worden ook expliciet vermeld in de verordening en moeten dus ook volledig vrij zijn van dwangarbeid.  

De verordening is van toepassing op alle ondernemingen die producten importeren of verhandelen op de Europese markt of exporteren vanuit de Europse markt. De verordening maakt geen onderscheid tussen KMO’s en grote ondernemingen. De Europese Commissie is zich echter wel bewust van de bijzondere situatie van KMO's en zullen bij handhaving hiermee rekening houden. Dit betekent dat de bevoegde autoriteiten de omvang en middelen van de bedrijven zullen overwegen tijdens hun evaluaties en onderzoeken. Ook online marktplaatsen vallen onder de scope van deze verordening. 

Deze verordening legt geen verplichtingen op met betrekking tot "due diligence" of zorgvuldigheid. Dit is bewust gedaan door de Europese Commissie om overlap tussen wetgevingen te voorkomen. FLR moet worden gezien als aanvullend op andere verordeningen, zoals CSDDD en andere relevante wetgeving. Binnen het voorlopige wettelijke kader van CSDDD is het wel verplicht om een zorgvuldigheidsstelsel op te zetten. Als dat stelsel aantoont dat er sprake is van dwangarbeid, is FLR daar uiteraard ook op van toepassing. 

Bedrijven zijn wel verplicht om medewerking te verlenen als de bevoegde autoriteit een vooronderzoek start naar hun producten. Dan zal gevraagd worden informatie aan te leveren en te bewijzen dat hun producten niet vervaardigd zijn met dwangarbeid. Hoe dat wordt bewezen kan, maar moet dus niet met een zorgvuldigheidsstelsel. Als het bedrijf voldoende bewijs aanlevert wordt geen formeel onderzoek gestart. Zo niet, dan wordt een diepgravend onderzoek gestart naar de activiteiten binnen de waardeketen. 

Van zodra FLR formeel is goedgekeurd zal de Europese Commissie bijkomende richtlijnen opstellen - vooral gericht op KMOs - hoe ze kunnen bewijzen dat er geen dwangarbeid vervat is in de waardeketen. 

De bevoegde autoriteiten zullen een op risico gebaseerde aanpak hanteren om te bepalen of er al dan niet een onderzoek gestart wordt. Dit impliceert dat zij hun handhavingsinspanningen zullen richten op gebieden en bedrijven waar zij naar verwachting het meest doeltreffend zullen zijn. Drie factoren spelen daarin een rol: 

1. De omvang en de ernst van het vermoede gedwongen arbeid
2. De hoeveelheid of het volume producten die op de Europese markt zijn geplaatst 
3. Het aandeel van het vermoedelijke deel dat met gedwongen arbeid is vervaardigd in het eindproduct. 

De bevoegde autoriteit baseert zich hiervoor op een database met betrouwbare en regelmatig bijgewerkte gegevens, waaronder rapporten van internationale organisaties zoals de Internationale Arbeidsorganisatie (ILO). Als deze op risico gebaseerde analyse aantoont dat er een "redelijk vermoeden van dwangarbeid" bestaat, zal de bevoegde autoriteit de voorbereidende fase van een onderzoek in gang zetten en zal het bedrijf in kwestie gevraagd worden om het tegendeel te bewijzen. 

Als de bevoegde autoriteit heeft vastgesteld dat een product is vervaardigd door middel van dwangarbeid gelden volgende verplichtingen: 

• Onmiddelijk verbod om de betrokken producten nog te importeren, te verhandelen of te exporteren vanuit of op de Europese markt. 
• Terugtrekking en vernietiging van de betrokken producten die reeds op de Europese markt zijn geïmporteerd of verhandeld. De kosten voor het verwijderen van de producten zijn voor het bedrijf. Indien slechts een deel van het product wordt beschouwd als vervaardigd met dwangarbeid en vervangbaar is, geldt het bevel tot verwijdering van de goederen alleen voor het niet-conforme deel. Als het deel van het product niet vervangbaar is, moet het volledige product weggegooid worden. Goederen die zich al bij de eindconsument bevinden moeten niet teruggetrokken worden. 

Producten die initieel verboden werden kunnen weer toegelaten worden als er kan aangetoond worden dat die niet meer vervaardigd zijn met dwangarbeid. 

Voorbeelden

• Als een auto-onderdeel met dwangarbeid is geproduceerd, moet alleen dat specifieke onderdeel worden verwijderd, niet de hele auto. De autofabrikant moet ofwel een nieuwe leverancier zoeken voor dat onderdeel of ervoor zorgen dat het niet met dwangarbeid wordt geproduceerd. In dit geval is het mogelijk om alleen het onderdeel weg te doen in plaats van het hele product. 
• Als de tomaten die worden gebruikt in de productie van een saus zijn geproduceerd door dwangarbeid, moet de hele partij saus worden weggegooid. In dit geval is het niet mogelijk om een deel van het product weg te gooien. 

Op 19 november 2024 heeft de Europese Raad de FLR officieel goedgekeurd. Zodra de FLR wordt gepubliceerd in het Publicatieblad van de Europese Unie, hebben de lidstaten drie jaar de tijd om de nieuwe regels in nationale wetgeving om te zetten. Dit betekent dat ondernemingen zich tegen eind 2027 aan deze regelgeving moeten houden. Het persbericht is hier te vinden.

Het is nog wachten op de richtlijnen van de Europese Commissie, maar als bedrijf zou je je je nu al kunnen voorbereiden door de OESO-richtlijnen te implementeren. Dit is het internationale basiswerk wat betreft het opstellen van due-diligence procedures en dus om dwangarbeid in uw waardeketen op te sporen. De Europese due diligenve verplichtingen zijn hierop gebaseerd. De Nederlandstalige versie van de OESO-richtlijnen vind je hier. De OESO heeft ook sectorspecifieke (voor landbouw, kleding, mijnbouw, ... ) richtlijnen opgemaakt. 

Voorlopige verordening FLR 

OESO-due diligence richtlijnen