Vanaf 1 januari 2026 is elektronische facturatie verplicht voor alle btw-plichtige bedrijfstransacties in België, waarbij papieren facturen en PDF-bijlagen niet langer toegestaan zijn. Ben je nog niet helemaal mee met deze verandering? Geen zorgen, wij leggen je uitgebreid uit wat dit voor jouw bedrijf betekent en hoe je deze overstap soepel kunt maken.
1. Wat is e-facturatie?
“Een elektronische factuur (e-factuur of e-invoice) is een factuur die wordt uitgegeven, verzonden en verwerkt in een gestructureerd elektronisch format”. Een e-factuur vervangt papieren facturen en PDF-bijlagen per mail.
2. Is het een opportuniteit of een verplichting?
Vanaf 1 januari 2026 wordt de e-factuur verplicht voor alle handelingen tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen (de zogenaamde B2B transacties*). Papieren facturen en PDF-bijlagen zijn vanaf dan niet meer toegestaan.
Maar de e-factuur is ook een opportuniteit. In tegenstelling tot PDF-bestanden en papieren facturen kunnen e-facturen automatisch ingelezen worden in de boekhouding (wat een mooie besparing is op OCR), maken deze het facturatieproces efficiënter, nauwkeuriger en conform de wetgeving. Daarnaast worden e-facturen via beveiligde netwerken, zoals Peppol, verzonden waardoor de kans op fraude aanzienlijk afneemt.
Doe je zaken met een Belgische overheid? Voor de zogenaamde B2G-transacties is het reeds sinds maart 2024 verplicht om e-facturen aan de overheid te leveren voor transacties van meer dan 3000 euro.
3. Wat zijn de voordelen van e-facturatie?
Door e-facturatie te implementeren, wordt het gehele facturatieproces geautomatiseerd, dat anders voornamelijk handmatig wordt uitgevoerd. Dit verkleint de kans op menselijke fouten aanzienlijk, waardoor het proces sneller, efficiënter, goedkoper, betrouwbaarder en veiliger wordt. Met jaarlijks een miljard uitgewisselde facturen in België, levert de automatisering van deze enorme hoeveelheden aanzienlijke efficiëntievoordelen op.
4. Zijn er ook nadelen aan e-facturatie?
De voordelen van e-facturatie zijn niet voor elke ondernemer even groot en variëren per bedrijf, afhankelijk van de sector en de specifieke situatie. Het vraagt een initiële inspanning om met e-facturatie te beginnen. Er zijn ook enkele nadelen. Zo is het verplicht om over het KBO-nummer van de ontvanger te beschikken, en zonder de benodigde gegevens kan er geen e-factuur worden opgesteld. Sommige bedrijven moeten mogelijk ook investeren in nieuwe software. Hiervoor zijn fiscale stimulansen beschikbaar:
- Vanaf 2025 is er een verhoogde investeringsaftrek van 20% voor digitale investeringen, inclusief software voor e-facturatie.
- Daarnaast wordt een tijdelijke verhoogde kostenaftrek van 120% ingevoerd voor het huren van factureringspakketten en voor advieskosten.
Er bestaat ook bezorgdheid over of facturen via het e-facturatiesysteem wel tijdig betaald zullen worden. Om deze en andere redenen stellen veel kmo's en zelfstandigen de overstap naar e-facturatie uit. Voor deze groep ondernemingen is het momenteel nog eenvoudiger om een pdf-bestand naar klanten te mailen, hoewel dit ook voor hen tegen 1 januari 2026 moet veranderen.
5. Wat is Peppol?
Peppol, of voluit Pan-European Public Procurement Online, is een internationaal netwerk dat een bedrijf of overheid in staat stelt om op een gestandaardiseerde manier elektronische documenten, hier e-facturen, uit te wisselen. De Belgische overheid heeft een 2-sporenbeleid waarbij het Peppol-netwerk en het bijhorende Peppol-BIS formaat de standaard is. Als koper en verkoper beiden akkoord zijn kan hiervan afgeweken worden en kan een andere standaard of netwerk van e-facturatie gebruikt worden. Opgelet; PDF of papieren facturen zijn niet toegelaten.
Echter, ondanks wat de naam doet vermoeden, worden er in Europa, en al zeker wereldwijd, meerdere van dergelijke netwerken en standaardformaten voor e-facturen naar voor geschoven. Zo is er het PDP-platform in Frankrijk, KseF in Polen en Sdi in Italië om er enkele op te noemen. Ben je internationaal actief, dan zul je mogelijks van verschillende netwerken en formaten moeten gebruik maken.
Van e-facturatie naar e-reporting
E-facturatie is de eerste stap richting e-reporting. Met e-reporting worden niet alleen facturen elektronisch verzonden en verwerkt, maar ook rapportages en documentatie uitgewisseld met de overheid. Dit met het oog op een vermindering van de administratieve BTW-verplichtingen en de mogelijkheid tot BTW-fraude. Dit kadert in de Europese ViDA (VAT in a Digital Age) richtlijn.
6. Hoe correct e-facturen versturen?
Ben je nog niet in de mogelijkheid om e-facturen te versturen en weet je niet waar te beginnen? Dan hebben we hieronder wat informatie verzameld zodat ook jij klaar bent tegen 1 januari 2026.
Bedrijven met een ERP-systeem
Gebruik je een ERP-systeem?
- Ga na of jouw ERP-systeem geschikt is voor e-facturatie en nog voldoet aan jouw bedrijfsnoden.
- Ga op zoek naar een gecertifieerd Peppol Access Point. Dit is een serviceprovider (cf. een netwerkprovider) die zorgt voor een verbinding tussen je ERP-systeem en het Peppol-netwerk.
Aandachtspunten
- Ben je enkel in België actief? Dan is een Belgische serviceprovider aangeraden. Deze zijn goed op de hoogte van de lokale regelgeving en BTW wetgeving waardoor hun oplossingen specifiek afgestemd zijn op de Belgische context.
- Ben je internationaal actief? Kies dan voor een serviceprovider met een sterke internationale dekking, die voldoet aan de e-facturatieregels in alle landen waar je actief bent en compliant is met de lokale en internationale regelgeving.
- Sommige ERP-systemen en facturatiepakketten hebben reeds zelf een Peppol Acces Point ingebouwd, andere niet. Neem steeds bovenstaande aandachtspunten in beschouwing.
Bedrijven met een facturatiepakket
Gebruik je een facturatiepakket? Ga na of het huidige pakket e-facturatie ondersteunt. Als het pakket dit ondersteunt dan kan je de stappen volgen die de leverancier levert om over te schakelen op e-facturatie. Zo niet, overweeg dan een ander facturatiepakket.
Bedrijven zonder digitale oplossingen
Heb je geen ERP-systeem of facturatiepakket? In de laatste jaren zijn er al enkele oplossingen op de markt gekomen om ook diegenen met een kleiner factuurvolume te helpen digitaliseren. Informeer je over facturatietoepassingen die bij jouw bedrijf passen op de website van de Vlaamse overheid via de hyperlinks hieronder.
Voor overheidsopdrachten en raamcontracten
Een overzicht van IT-leveranciers
Brochure: e-facturatie voor bedrijven met kleiner factuurvolume
7. Hoe een e-factuur ontvangen?
Eenmaal jouw ERP-systeem, facturatiepakket of facturatietoepassingen voor kleinere volumes aangesloten is op het Peppol-netwerk, ben je ook in staat om e-facturen te ontvangen.Zorg ervoor dat jouw interne processen zijn afgestemd op de automatische verwerking van e-facturen om de voordelen van snelheid, nauwkeurigheid en beveiliging optimaal te benutten.
*Uitzonderingen bij dewelke het niet verplicht is e-facturen te verzenden: verkoopfacturen aan gefailleerde btw-plichtigen, forfaitaire btw-plichtigen en ondernemingen die enkel door art. 44 W.Btw vrijgestelde handelingen stellen. Opgelet al deze ondernemingen moeten wel e-facturen kunnen ontvangen.
