Yesplan moet wereldwijd de referentiesoftware voor de live entertainmentbusiness worden

Oprichter van Yesplan Wouter Vermeylen in Vooruit (nu VIierNulVier, red.) waar hij tijdens zijn studententijd achter de bar in het café stond en waar  de planningssoftware voor cultuurhuizen ontstond. 

Tekst Laurens Fagard – Foto Wim Kempenaers

Als je overheid in de klassieke triple helix zou vervangen door de cultuursector, krijg je de fundamenten voor het ontstaan van Yesplan. Tijdens zijn studententijd staat Wouter Vermeylen meer dan twintig jaar geleden achter de bar in het Vooruit Café (nu VierNulVier Café, red.). Als pas afgestudeerde in elektronica en computerwetenschappen laat hij de grote bedrijven links liggen en start hij bij Kunstencentrum Vooruit waar hij begin jaren 2000 de kans krijgt om een innovatief gebouwbeheersysteem op poten te stellen. “Toen was dat pionierswerk. Enkel het Rijksdaggebouw in Berlijn had iets gelijkaardigs”, vertelt Wouter. “Het was meteen een trigger om verder te gaan. In de hele digitaliseringsgolf ontstond de eerste deining. De Vooruit is altijd vooruitstrevend geweest op cultuurvlak, dus ook hier wilden we vooroplopen.”

“Innoveren was toen een modewoord en elk bedrijf wilde wel iets doen, maar wist niet goed hoe. Bij het onderzoekscentrum IBBT (Interdisciplinary Institute for Broadband Technology, later iMinds en nu imec, red.) kon je aankloppen om projecten in te dienen. Zij zagen De Vooruit als een speeltuin om dingen uit te testen. Zo begonnen we met een online communityplatform waar je na een voorstelling foto’s kon uitwisselen. Door de komst van Facebook was dat platform geen lang leven beschoren (lacht), maar het was duidelijk wel avant la lettre. Bij De Vooruit waren we wel goed om nieuwe ideeën te lanceren waar het IBBT een concrete toepassing voor zocht, maar dan had je nog geen business. Bij Vlerick en Voka vond ik niet veel later een netwerk waar ik te rade ging en waar ik andere bedrijfsaspecten zoals marketing of strategie leerde kennen. Op nog geen vijfhonderd meter van elkaar heb je in Gent dus een ideale voedingsbodem om nieuwe dingen te lanceren. En met het Wintercircus is die afstand al helemaal herleid tot nul omdat iedereen bij elkaar zal zitten.”

Bestelbakjes

Nog voor er sprake is van Yesplan kijkt Wouter naar andere technologieën om de werking van het kunsthuis te verbeteren. “In die tijd waren we aan het experimenteren met draadloze technologie. We wilden al onze apparatuur zoals branddetectoren en noodverlichting koppelen aan elkaar zoals we dat nu kennen als Internet of Things. Samen met het bedrijf Niko stapten we in een onderzoeksproject en installeerden we technologie om alles te verbinden. Daar ontstond later Zigbee uit, een reeks met draadloze schakelaars. Dat we zo baanbrekend bezig waren, kreeg in de organisatie wel wat weerklank. Barmedewerkers reageerden lichtjes smalend of we geen simpel probleem konden oplossen door de bestellingen in het café vlotter te maken. Toen was het zo dat je bereide maaltijd klaarstond op de toog. Maar je wist niet met zekerheid of het de jouwe was. Er waren immers geen obers. Zo kwamen we op het idee om met bakjes te werken die oplichtten wanneer je eten klaar was. We programmeerden alles zelf en zouden feedback vragen op de Horecabeurs die drie weken later plaatsvond. In tussentijd hoorden we van Piet Buyck, één van onze partners die net terug van New York kwam, dat hij hetzelfde systeem op de luchthaven had gebruikt. Hoewel ons innovatief idee al elders ingeburgerd was en we duidelijk geen goed marktonderzoek hadden gedaan, besloten we toch naar de Horecabeurs te trekken. Ter plekke bleek niemand geïnteresseerd, terwijl je het systeem nu overal ziet.”

Schouderophalend besluit Wouter verder te gaan. “Piet vroeg ons waarmee we nog bezig waren. Ik vertelde hem over het planningsysteem dat we voor De Vooruit wilden bouwen, waarop hij grote ogen trok en dolenthousiast reageerde. Ditmaal trokken we er wel voorbereid op uit. Met VLAIO-subsidies, een businessplan en tientallen keren pitchen, bezochten we potentiële klanten. Software as a Service stond toen nog in de kinderschoenen. Je kon het aantal spelers in Gent op één hand tellen. Vandaag zitten ERP-bedrijven in een red ocean te zwemmen, maar de technologieadaptatie in de cultuursector loopt nog een flink stuk trager.”

De software blijkt meteen een schot in de roos te zijn en de uitrol van Yesplan loopt als een trein. “Planning is cruciaal voor cultuurhuizen omdat elke dag anders is. Ze streven een perfecte user experience na. Excel is nog altijd onze grootste concurrent, maar als er iets verandert in de planning, kost je dat immens veel tijd en geld. Meer nog, mensen raken gefrustreerd. Onze slogan is daarom niet voor niets ‘manage your venue with peace of mind.’ Toen corona uitbrak vreesden we allemaal voor het ergste, maar na drie maanden zagen we dat het aantal aanvragen voor onze software ontplofte. Alle planningen werden continu herzien en dat kon je niet langer trekken met Excel.”

(lees verder onder de foto)

Vorig jaar sloot Yesplan af op een jaarlijks terugkerende omzet van 6 miljoen euro. Dit jaar is het doel om met 50% te stijgen.

Plakkende investeerders

“Onze software katapulteerde zich zodanig snel door de mond-aan-mondreclame. In de cultuursector onderscheid je je vooral op basis van programmatie, dus over de manier van werken is iedereen openhartig. Dat staat in contrast tot pakweg een voedingsbedrijf waar je ERP-systeem net het verschil maakt tussen winst of geen winst. Doordat De Vooruit meteen als referentie gold, richtten we ons op de andere gevestigde waardes in de Benelux. De Rotterdamse Schouwburg en Melkweg Amsterdam volgden snel via een Yesplan On Tour, geïnspireerd op Metallica. We nodigden alle theaterhuizen uit, stelden Yesplan kort voor in een uurtje en nadien kon iedereen het gebouw bezoeken. Daar kwam veel volk op af omdat iedereen natuurlijk de achterkant van zo’n instituut wil zien.”

Diezelfde strategie paste Wouter ook toe op de Verenigde Staten, een markt die Yesplan recent in het vizier heeft en waarbij het meteen kijkt naar de grote namen. “We hebben daar nu vijf klanten, waaronder het Perelman Performing Arts Center in New York, dat in september vorig jaar zijn deuren opende. Als je zulke cultuurhuizen binnenhaalt, twijfelt niemand nog aan jouw product. Hoe dan ook is de markt volledig anders dan hier. Zo werd het Perelman-huis met 75 miljoen dollar gesponsord door miljardair Ronald Perelman, terwijl we hier meer met subsidies werken.”

Het internationale avontuur kreeg twee jaar geleden een boost wanneer het Scandinavische Activity Stream Yesplan overneemt. “Van bij de oprichting van Yesplan tot de overname bleef het clubje met investeerders nagenoeg hetzelfde. Dat gaf hoe dan ook veel stabiliteit aan ons bedrijf, maar het is wel uitzonderlijk. Ook De Vooruit was nog betrokken als investeerder terwijl dat niet meteen hun focus is (lacht). Om de stap naar de VS te maken, hadden we dus nieuw bloed nodig. Een aantal grote fondsen liet interesse optekenen, maar die stellen ook hoge eisen naar terugverdientijd. In onze groeiplannen wilden we ook horizontaal uitbreiden en meerdere nicheproducten voor venues aanbieden en integraties zoeken. Activity Stream stond op dat lijstje, een bedrijf dat minder lang bestond dan ons en zijn groeiverhaal volop aan het schrijven was. Uiteindelijk kochten hun investeerders ons op en zijn we gefusioneerd”, aldus Wouter.

Geen ticketing

Vorig jaar sloot Yesplan af op een jaarlijks terugkerende omzet van 6 miljoen euro. “Dit jaar is het doel om met 50% te stijgen. Dat doen we met een vijftal producten waar we cultuurhuizen mee willen ontzorgen. Dat aantal producten willen we stelselmatig verhogen zonder te raken aan ticketing, een markt die volledig verzadigd is. Naast de planningssoftware Yesplan hebben we bijvoorbeeld een product dat je ticketingdata analyseert en op basis daarvan campagnes voorstelt, of crowdEngage dat meer rond beleving van een optreden werkt en suggesties doet voor de hele avond, zoals het aankopen van bonnetjes op voorhand of de aanbeveling van een restaurant. De laatste jaren wordt immers veel meer ingezet op upselling in de cultuursector.”

In vergelijking met klassieke bedrijven die ERP-systemen implementeren, is het businessmodel van Yesplan helemaal anders. “Zij verkopen licenties aan een lage prijs omdat ze op grote schaal verkopen. Ze verdienen het meest aan de implementatie die soms maandenlang duurt. Onze licentieprijs is iets hoger, maar we hebben wel immens veel research gedaan naar hoe de implementatie zo efficiënt en snel mogelijk kan. Daardoor kunnen we met zulke bedrijven concurreren. We hebben ook beslist om ons te blijven richten op de cultuurwereld omdat het onze sterkte is. Bij een nieuwe klant zien we dikwijls na een uurtje al of de organisatie goed draait of niet.”

Doordat Yesplan zich profileert als nichespeler, is de concurrentie op één hand te tellen. “Er zijn een vijf à zestal gelijkaardige producten die meestal nog met verouderde software werken. We hebben dus wel een streepje voor en dat willen we de komende jaren uiteraard benutten. Naast de VS zijn we in Europa wel nog even zoet. Er is een grote afzetmarkt in de Scandinavische landen, Duitsland en het Verenigd Koninkrijk. Maar ook Spanje en Portugal horen daarbij, hoewel daar de financieringssystemen soms enorm van elkaar verschillen waardoor onze aanpak anders is. Maar zo blijft het boeiend.”