Wat zijn de nieuwe regels inzake interne bedrijfsonderzoeken?

Sinds 16 december 2024 is de wet inzake private opsporing van kracht. Die vervangt de oude wet tot regeling van het beroep van privédetective, die niet van toepassing was wanneer een werkgever een intern onderzoek voerde. Denk bijvoorbeeld aan 2 werknemers die met elkaar op de vuist gaan, waarbij vervolgens collega’s worden verhoord om de toedracht te achterhalen, of een onderzoek naar een werknemer die fraudeert met het badgesysteem, waarbij het badgesysteem wordt uitgelezen, of een vermoeden van diefstal door een werknemer, waarbij de werkgever onder meer camerabeelden analyseert. Al deze interne onderzoeken vallen nu onder de nieuwe wet.

Wanneer is de nieuwe wet van toepassing ?

In de hr-context zal het vooral gaan om het onderzoeken van feiten met het oog op een mogelijk ontslag om dringende reden. Een eerste vraag is of de onderneming een ‘interne dienst’ inzake private opsporing heeft. Daartoe volstaat het dat de activiteit vervat zit in de taken van minstens één werknemer. In dat geval moet de interne dienst een vergunning aanvragen bij de minister van Binnenlandse Zaken. Wanneer de activiteiten van private opsporing verricht worden door leden van de personeelsdienst, dan gelden de regels inzake vergunning en identificatiekaart niet. Het valt te betreuren dat deze uitzondering enkel geldt voor leden van de personeelsdienst en niet voor andere functies die vaak betrokken zijn bij een intern onderzoek, zoals de bedrijfsjurist of de financieel verantwoordelijke wanneer het bijvoorbeeld gaat om een vermoeden van boekhoudkundige fraude. De uitzondering voor leden van de personeelsdienst geldt enkel voor de vergunning en de identificatiekaart. De andere bepalingen van de wet zijn wel op hen van toepassing wanneer een intern onderzoek wordt gevoerd.

Welke verplichtingen houdt de nieuwe wet in?

Wanneer een onderzoek op de werkvloer wordt gevoerd, moeten er heel wat documenten opgesteld worden die een aantal wettelijke verplichte vermeldingen moeten bevatten, meer bepaald een opdrachtenregister, een onderzoeksrapport en een onderzoeksdossier. Wanneer er interviews worden afgenomen, moet er een verslag van opgemaakt worden. Overtredingen van de wet kunnen leiden tot boetes. Bovendien kan de rechter zelfs beslissen tot nietigheid van een ontslag om dringende reden.

Nieuwe regels inzake het ondervragen van werknemers in het kader van een intern onderzoek

De nieuwe wet bevat verder ook een ganse reeks bepalingen inzake onderzoeksmiddelen en -methoden. We beperken ons hier tot een toelichting bij de in de hr-praktijk meest voorkomende, met name het interview.

Een interview kan maar plaatsvinden indien de bevraagde hiervoor schriftelijk toestemming heeft verleend. De ondervrager moet voorafgaandelijk ook heel wat zaken meedelen, bijvoorbeeld reden en doel van interview, zwijgrecht, recht op bijstand, … De ondervrager moet zich onthouden van elke vraag, suggestie, dreiging of andere handeling waardoor de bevraagde de indruk kan krijgen dat hij zijn antwoorden niet in volledige vrijheid kan formuleren. Van het interview moet vervolgens een schriftelijk verslag worden opgesteld.

Conclusie

De nieuwe wet brengt heel wat formaliteiten met zich mee bij het voeren van een intern onderzoek, wat onder meer het geval is wanneer werknemers ondervraagd worden over bepaalde feiten. Worden deze formaliteiten niet nageleefd, dan riskeert de werkgever dat er niets kan aangevangen worden met de resultaten van het onderzoek. In de hr-context zal dit vooral van belang zijn in het kader van een ontslag om dringende reden, waarbij de werkgever de bewijslast van de feiten draagt.

Met dank aan Dieter Dejonghe (Claeys & Engels)